イベント会場の下見チェックリスト：契約前に現場を確認

要件書から下見の順路を作る

各要件を必須、条件付き、希望に分けます。予定レイアウトと担当者の同席を依頼し、可能なら本番に近い時間帯に訪れます。撮影や接続テストの許可も確認します。下見は現地の安全、アクセシビリティ、許認可に関する専門的確認の代わりにはなりません。

参加者と搬入業者の動線を歩く

交通機関や降車地点から入口、待機列、受付、トイレ、会場、出口まで歩きます。段差のない経路は図面だけで判断せず実際に確認します。ステージ、座席、通路を置いたときの有効定員を確認し、搬入口から保管場所や舞台までの経路も辿ります。

不可欠な設備を確認する

許可を得て受付と運営席で通信を試します。電源、視界、音響を確認し、AV、照明、空調、障害対応の担当を聞きます。必要に応じて飲食、水、廃棄物の動線も見ます。短いテストだけで不十分な仕様は書面で求めます。

証拠と未解決事項を記録する

要件ごとに、会場側の説明、実際の観察、写真や資料、判定、担当者、期限を記します。確認済み、条件付き、不適合、不明を区別します。撮影は許可を得て行い、不要な個人情報を記録しません。未確認の約束は書面で確認します。

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条件付きで採否を判断する

必須条件が満たせず現実的な改善策もなければ候補から外します。条件付きの場合は改善策、費用、確認期限を契約前に明記します。全候補を同じ基準で比較し、選定理由を残します。合意したレイアウトや利用時間を書面に含めます。