イベントボランティアの到着受付・持ち場引き継ぎテンプレート
勤務表が埋まっていても、実際に誰が到着したかは分かりません。ボランティア受付には最新版のシフト一覧と、到着から持ち場までを追う簡潔な記録を用意します。受付は到着を記録し、エリア責任者は配置完了を確認します。どちらも勤務時間記録の代わりにならず、それだけで担当を変更しません。
Boletolibre編集部
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編集可能な到着・配置確認シートをダウンロード
ボランティア到着・持ち場引き継ぎシートをダウンロード（英語のMarkdown）
開催回ごとにシートを複製します。予定された役割と並べて到着時刻、受付担当、受け入れ先の責任者、持ち場での確認を記録し、例外は別行で追います。共有する運営記録に不要な情報は、イベントの個別連絡経路で扱います。
最新版の勤務表で受付を準備する
最初のシフト前に、日付付きの勤務表の版、シフト参照番号、役割や区域、責任者の連絡先を受付に渡します。説明や備品を待つ場所、名簿にない人や変更された担当を判断する人も決めます。立ち入りと動線は会場が承認した計画に従い、このフォーム自体は立ち入り権限を与えません。
到着を記録して担当先へ案内する
割り当て済みシフトの参照番号を確認し、実際の到着時刻を記録します。現行の勤務表にある役割、持ち場、監督者を伝えます。割り当てがない、本人の通知と違う、すでに持ち場が埋まっている場合は、受付で二重配置を作らずコーディネーターに回します。その判断と参照した勤務表の版を記録します。広く共有するシートに電話番号や個人的事情は載せません。
持ち場での受け入れを確認する
受け入れ側の責任者が持ち場への到着と時刻を確認します。説明、バッジ、備品の引き継ぎが残る場合は担当者を決めて行を開いたままにし、現物は別の受け渡し台帳で追います。受付でのチェックインだけでは持ち場が埋まった証拠にはならず、追跡が必要です。
コーディネーターと未配置を解決する
合意した確認時点で、割り当てがあるのに受付に来ていない人を示します。コーディネーターが遅延、欠席、再配置のいずれかを確認し、補充を判断して正本の勤務表を更新します。受付と関係する責任者にも決定を伝えます。シフト終了時には未完了の行を照合し、実働時間の修正は別の勤務時間記録で扱います。