イベントボランティアのシフト変更申請・確定テンプレート

編集可能な申請・判断シートをダウンロード

シフト変更申請・判断テンプレートをダウンロード（英語のMarkdown）

イベントの開催回ごとにシートを複製します。申請欄には現在と希望のシフト、判断欄には配置状況、承認、勤務表の版、確認結果を記録します。個人的な事情を伝えるための個別窓口を用意し、共有する勤務表には運営上の結果だけを載せます。

変更内容を具体的に受け付ける

ボランティアの管理用参照番号、現在の役割・場所・日付・時間と、希望する変更を記録します。変更にはシフト辞退、別の時間枠への移動、他の人との交代案があります。交代候補者が検討対象になることに同意したか確認します。申請書に名前があるだけでは、その人が担当を引き受けたことにはなりません。連絡先と、担当者が守れる場合に限ってイベント固有の回答目安を示します。

判断前に持ち場の配置を確認する

申請を現行の勤務表と役割説明に照らします。候補者の都合、承認済みの役割要件、移動によって別の持ち場が空かないかを確認します。シフトの一部だけを変更する場合は、正確な引き継ぎ時刻と監督者を決めます。資格や特定の作業条件が必要な役割の適性は責任者が確認します。このシートは適性を認証しません。確認が残る間は申請を保留にします。

正本の勤務表を更新し、双方に知らせる

担当者は「承認」「却下」「代案提示」と判断時刻、判断者を記録します。承認した場合はまず現行の勤務表を更新し、関係するボランティアと監督者へ新しい役割、場所、到着時刻、連絡先を伝えます。新たに担当する人が最終配置を受諾したことも確認します。却下する場合は有効なままのシフトと、別案を相談する窓口を伝えます。古い版には印を付け、古いスクリーンショットを現在の指示と取り違えないようにします。

イベント前に未完了事項を閉じる

判断、勤務表の更新、通知が記録されるまで、この案件は未完了です。交代する人が確定していなければ、コーディネーターが解決すべき配置不足であり、完了した交換ではありません。次回のスタッフ説明時に、監督者が最新の配置と引き継ぎ内容を把握しているか確認します。