Alternatieve tekst voor afbeeldingen in evenementenmails: schrijf- en controlehandleiding

Begin bij het bericht, niet bij het plaatje

Lees de mail met alle afbeeldingen verborgen. Zijn het evenement, de reden van het bericht, de actuele datum en locatie en de volgende stap duidelijk? Zo niet, herstel dan eerst de tekst en links. Alternatieve tekst vervangt één afbeelding en is geen tweede versie van de hele mail. Dezelfde foto kan een andere formulering vragen in een aankondiging dan bij de presentatie van een spreker.[1]

Bekijk de nabije kop en het bijschrift voordat je schrijft. Als die dezelfde informatie al geven, voegt herhaling ruis toe. Leg de functie van de afbeelding in één zin vast en bepaal wat zonder haar verloren gaat. De W3C-richtlijnen baseren het alternatief op de rol van een afbeelding in haar context.

Bepaal de taak van elke afbeelding

Deel afbeeldingen in op functie. Een informatieve afbeelding levert een feit of identificatie die niet in de nabije tekst staat. Een functionele afbeelding is zelf een link of bediening. Een decoratieve afbeelding geeft sfeer of vorm zonder noodzakelijke informatie. Een complexe afbeelding, zoals een plattegrond of programmagrid, kan een korte aanduiding plus een gelijkwaardig alternatief in de tekst of op een actuele bestemmingspagina vereisen.[1][3]

Niet elke foto heeft een inventaris van alles wat zichtbaar is nodig. Een podiumfoto naast de volledige evenementtitel kan decoratief zijn; een portret dat een nieuwe spreker identificeert is informatief. Bepaal het op basis van deze mail, niet van de bestandsnaam. Laat feitelijke suggesties in het beeld controleren door iemand die het goedgekeurde programma kent.

Schrijf voor de beslissing van de lezer

Vertel bij een informatieve afbeelding wat de lezer voor de volgende beslissing nodig heeft. “Spreker Ana Silva aan de lessenaar” kan volstaan als naam en rol al in de tekst staan. Als een foto een bepaalde ingang aangeeft, beschrijf die functie pas na bevestiging door de locatie. Gebruik bij een sponsorlogo de goedgekeurde organisatienaam wanneer herkenning belangrijk is.[1]

Vermijd “afbeelding van” tenzij het medium zelf relevant is. Raad geen namen, voornaamwoorden, data, routes of capaciteit. Kopieer niet alle postertekst in een enorm alt-attribuut. Zet belangrijke informatie in selecteerbare gewone tekst en geef de poster een kort alternatief voor de functie die overblijft.

Scheid afbeeldingslinks van decoratie

Een knop die alleen uit een afbeelding bestaat, heeft een alternatief nodig dat handeling of bestemming noemt, bijvoorbeeld “Bekijk ticketopties voor [Evenement]”. Een puur siermotief kan een leeg attribuut, alt="", krijgen zodat hulptechnologie het overslaat. Een gelinkte afbeelding is niet vanzelf decoratief: als zij de enige weg naar de bestemming is, moet het doel duidelijk zijn. W3C maakt op die basis onderscheid tussen functionele en decoratieve afbeeldingen.[1][2]

Controleer de link zelf, niet alleen de woorden. Leidt een portret naar een biografie, dan kan het alternatief die handeling noemen; staat daarna al een tekstlink naar de biografie, dan kan een andere of lege alt-tekst passen. Voorkom dat aangrenzende links dezelfde handeling nutteloos herhalen.

Zet belangrijke feiten in gewone tekst

Zet datum, tijdzone, locatie of online toegang, ticketkeuze, prijsvoorwaarden en wijzigingen die deelname beïnvloeden in gewone e-mailtekst wanneer ze relevant zijn. Een posterafbeelding kan visueel helpen, maar afbeeldingen kunnen ontbreken en lange alt-tekst is lastig te scannen. Geef een grafisch programma een korte aanduiding en bied een leesbaar programma in het bericht of via een duidelijk benoemde actuele link.[3]

Geef de redacteur één goedgekeurde bron voor evenementfeiten. Vergelijk voor verzending zichtbare tekst, alternatieven en gelinkte pagina met die bron. Verandert het plan, werk dan alle drie bij. Een correctie of toegangsaanwijzing mag niet alleen in de alt-tekst staan.

Lokaliseer en controleer de feiten

Vertaal het alternatief voor het publiek van iedere taalversie. Houd officiële namen van evenement, locatie, sprekers en sponsors volgens de goedgekeurde schrijfwijze; vertaal handeling en uitleg natuurlijk. Controleer automatische vertalingen van aanwijzingen en namen. Een andere woordvolgorde kan dezelfde functie in het Nederlands, Frans of Japans duidelijker uitdrukken.

Vergelijk per taal het alternatief met de vertaalde kop, knop en bestemming. Als de alt-tekst “aanmelden” zegt terwijl de pagina alleen een wachtlijst biedt, misleidt de handeling. Bevat de afbeelding ingebedde woorden, beslis dan of je het ontwerp vervangt of die woorden ook in gewone tekst aanbiedt.

Test de ontvangen mail

Verstuur een echt testbericht via de gekozen maildienst en bekijk het in de clients die het team redelijkerwijs kan testen. Blokkeer afbeeldingen; gebruik indien beschikbaar een schermlezer of toegankelijkheidsboom; volg elke afbeeldingslink. Sommige clients tonen maar een deel van het alternatief of onderdrukken het bij bepaalde indelingen. Vertrouw dus niet op een universele tekenlimiet of alleen op de voorbeeldweergave. Mailchimp beschrijft deze verschillen voor zijn campagnes.[4]

Controleer de weergave op smalle schermen en bij doorsturen of citeren als dat een gebruikelijke route is. Bevestig dat lege alternatieven stil blijven, gelinkte afbeeldingen een herkenbare handeling hebben en evenementfeiten leesbaar blijven. Noteer client en resultaat in plaats van te beweren dat één test alle inboxen certificeert.

Gebruik een register per afbeelding

Gebruik één rij per afbeelding en taal. Leg beeldreferentie, functie, nabije tekst, goedgekeurde feitenbron, linkbestemming, voorgesteld alternatief en besluit van de beoordelaar vast. Noteer wat er zonder afbeeldingen gebeurde en wie openstaande problemen oplost. Zo blijft de inhoudelijke keuze zichtbaar wanneer het ontwerp laat wordt vervangen.

Het bewerkbare register bevat voorbeeldrijen en een veld voor uitzonderingen die verzending tegenhouden. Kopieer het voor de campagne; het sjabloon is in het Engels en deze uitleg in zes talen. Neem geen abonneegegevens of andere persoonsgegevens op in dit inhoudslog.

Download het controleregister voor alternatieve tekst (Markdown, Engels)