Gratis evenementenbudget met ingevuld voorbeeld
Een evenementenbudget is nuttig als het met het evenement meebeweegt. Dit bewerkbare Excel-bestand bevat kosten, inkomsten, verplichtingen, werkelijke bedragen, automatische verschillen en een overzicht. Het ingevulde voorbeeld van een buurtworkshop is volledig fictief. Vervang de cijfers en gebruik overal dezelfde valuta.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Download het bewerkbare budget
Download evenementenbudget (.xlsx)
Open het in Excel of een compatibel spreadsheetprogramma. Vervang evenementnaam en fictieve bedragen, pas posten aan en gebruik de extra regels. Overzicht en verschillen worden automatisch berekend. Bewaar een eigen kopie voordat je vertrouwelijke leveranciersgegevens invult.
Dit ene werkblad vervangt geen belastingadvies, kasstroomplanning of offerte voor platformkosten.
Raam alle kosten vóór goedkeuring
Noteer ook posten waarvoor nog geen leverancier is gekozen. Controleer wat een offerte omvat: zaalhuur kan personeel, schoonmaak, overuren en techniek uitsluiten. Splits posten met verschillende verantwoordelijken of beslismomenten.[1][2]
- Locatie en productie: huur, podium, geluid, licht, internet en bewegwijzering.
- Mensen en programma: personeel, beveiliging, sprekers, reizen en catering.
- Publiek en promotie: marketing, ticketing, registratie en ondersteuning.
- Vereisten en reserve: verzekering, benodigde vergunningen, te controleren belasting en onvoorzien.
De reserve is geen reeds betaalde rekening. Kies het bedrag op basis van de risico’s en goedkeuringsregels van het evenement.
Scheid ramingen, verplichtingen en werkelijkheden
Een raming is het verwachte bedrag. Een verplichting is een goedgekeurde afspraak, zoals een geaccepteerd contract. Werkelijk is een geregistreerde factuur, betaling of eindafrekening volgens de gekozen boekhoudbasis. Een nog niet aanvaarde offerte blijft een raming.
Per kostenpost is het verschil werkelijk minus raming: positief betekent overschrijding. In het overzicht draait het kostenteken om zodat een positief totaalverschil een betere netto-uitkomst aangeeft. Leg scopewijzigingen vast.
Plan inkomsten apart
Zet tickets, sponsoring, merchandise en overige inkomsten in het inkomstendeel. Boek bruto ticketomzet bij inkomsten en betaal- en ticketkosten bij uitgaven. Zo verdwijnen kosten niet in een netto-uitbetaling.
Gepland overschot is geraamde inkomsten minus geraamde kosten. Het is geen banksaldo. Zolang werkelijke waarden ontbreken, is het geregistreerde netto slechts een tussenstand.
Lees het fictieve voorbeeld
Het voorbeeld in USD raamt 6.300 inkomsten en 5.430 kosten inclusief 400 reserve: 870 gepland overschot. De fictieve geregistreerde bedragen zijn 6.680 inkomsten en 4.925 kosten: 1.755 netto. De verbetering van 885 bestaat uit 380 extra inkomsten en 505 lagere kosten. Dit zijn geen marktprijzen of Boletolibre-tarieven.
| Maatstaf | Raming | Geregistreerd | Verschil |
|---|---|---|---|
| Inkomsten | USD 6.300 | USD 6.680 | USD 380 hoger |
| Kosten | USD 5.430 | USD 4.925 | USD 505 lager |
| Netto | USD 870 | USD 1.755 | USD 885 beter |
De ongebruikte reserve blijft in de raming. Trek die niet twee keer af. Leg nieuwe kosten vast op een specifieke kostenregel.
Werk bij en stem af
Herzie de sheet bij nieuwe offertes, ondertekende contracten, fors andere ticketverkoop of nieuwe uitgaven. Controleer belastingen, toeslagen en annuleringsvoorwaarden. Bij meerdere valuta is een afzonderlijke wisselkoersaanname nodig.
Stem na afloop inkomsten af met uitbetalingsrapporten en kosten met facturen. Controleer ook terugbetalingen, belastingen en openstaande bedragen.
Bronnen en verder lezen
- Wharton-richtlijn voor evenementenbudgetWharton Marketing & Communications · Geraadpleegd
- Overzicht van Smartsheet-budgetsjablonenSmartsheet · Geraadpleegd