Kasgeld en wisselgeld voor evenementen: overdracht- en afstemsjabloon

Bepaal fonds en toegestane besteding

Werkblad voor overdracht en afstemming downloaden (Markdown, Engels)

Bepaal of u verkoopwisselgeld, kasgeld voor goedgekeurde kleine uitgaven of beide in afzonderlijk gemerkte fondsen nodig hebt. Noteer evenement, valuta, startbedrag, doel, bestedingsbevoegdheid, bewaarplaats en financieel beoordelaar. Wisselgeld is geen aankoopbudget. De instellingsrichtlijn van Vanderbilt scheidt de functies; pas het goedgekeurde kasbeleid van uw eigen organisatie toe.[3]

Geef geld uit aan een beheerder

Tel biljetten en munten per waarde samen met degene die het fonds ontvangt. Uitgever en beheerder ondertekenen bedrag, datum en tijd. Noteer verzegelde zak of kistnummer en wie de sleutel houdt. Tel bij ploegwisseling of verhuizing opnieuw en leg beide betrokkenen vast. Laat geen onbewaakte gedeelde lade achter. De formulieren van WPI en Penn State maken beheer, telling en controle zichtbaar.[1][2]

Leg elke beweging tijdens het evenement vast

Voor kasgeld registreert u iedere toegestane betaling met datum, bedrag, doel, bon- of voucherreferentie en goedkeurder. Goedgekeurde aanvullingen en onttrekkingen komen apart. Bij verkoopwisselgeld legt u elke overdracht aan de ticketkassa vast met bedrag, tijd, ontvanger en referentie. Ticketopbrengsten, terugbetalingen en kaartbetalingen horen in een eigen verkoop- en betaalafstemming; het zijn geen kasgelduitgaven.

Tel en stem af bij teruggave

Tel bij overdracht het echte geld en tel aanvaarde kasgeldbonnen en toegestane fondsaanpassingen op. Bij een vast fonds moeten geld en onderbouwde uitgaven het toevertrouwde bedrag verklaren; de financiële afdeling bepaalt de behandeling van lopende aanvullingen. Voor wisselgeld in een ticketlade stemt u eerst de volledige lade af met de verkoop en zondert u daarna het terug te geven fonds af. De eindstand van de lade is niet automatisch de wisselgeldvoorraad. Tel samen met de ontvanger.[1][2][3]

Los verschillen op vóór afsluiting

Leg een verschil vast als verschil, niet als “overige uitgave”. Bewaar de eerste telling, tel met een tweede persoon opnieuw, controleer bonnen, overdrachten en verkoopreferenties en escaleer volgens lokaal beleid. Maak geen fictieve correctie. Beheerder en financieel beoordelaar tekenen de oplossing af of wijzen een eigenaar en termijn toe. Bewaar bewijs beveiligd volgens de bewaartermijn. Dit is een werkhulpmiddel, geen belasting- of boekhoudadvies.