Checklist voor goedkeuring van facturen van evenementenleveranciers
Een factuur kan binnenkomen nadat de evenementopdracht is veranderd. Vergelijk wat is afgesproken, geaccepteerd en gefactureerd voordat u de betaling goedkeurt. Goedkeuring bewijst geen betaling.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Download het bewerkbare controleblad
Download de checklist (Markdown in het Engels)
Gebruik een blad per factuur voor evenement, leverancier, contract, factuurnummer, controleur, bewijs, afwijking en besluit. Volg ook lokale belasting- en bevoegdheidsregels.
Vergelijk opdracht, ontvangst en factuur
Bepaal de gefactureerde mijlpaal en goedgekeurde wijzigingen. Laat de operationele eigenaar levering of dienst bevestigen. Controleer aantal, prijs, valuta en vervaldatum. Een ontvangen factuur bewijst geen acceptatie.[2]
Controleer het openstaande bedrag
Controleer regels, belasting, aanbetalingen, deelbetalingen en creditnota's. Bij een totaal van 1.000, een betaalde aanbetaling van 200 en een credit van 100 resteert 700, mits die bedragen nog niet op de factuur zijn verrekend. Zoek ook naar dubbele facturen.
Controleer gewijzigde bankgegevens apart
Gebruik een eerder bevestigd contactkanaal en niet het telefoonnummer in het wijzigingsverzoek. Leg vast wie de wijziging bevestigde.[3]
Keur goed, houd aan of wijs af
De bevoegde persoon legt het bedrag en besluit vast of wijst een eigenaar voor de afwijking aan. Noteer na de werkelijke betaling referentie, datum en bedrag apart.
Bronnen en verder lezen
- A practical supplier invoice approval checklistInvoliqo · Geraadpleegd
- Requestor Quick Start GuideHarvard University Procurement · Geraadpleegd
- Business Email CompromiseFBI Internet Crime Complaint Center · Geraadpleegd