Briefsjabloon voor eventfotograaf en videograaf

Download en vul de leveranciersbrief in

Bewerkbare foto- en videobrief downloaden (Markdown, Engels)

Vul datum, tijdzone, locatie, zalen, programma, contactpersoon en doel van het materiaal in. Geef beide leveranciers dezelfde actuele draaiboekversie en markeer slechts enkele echt essentiële momenten. Gelijktijdige lezingen en interviews kunnen verschillende teams vragen.

Wijs voor elke prioriteit en wijziging een organisator aan. Laat leveranciers de haalbaarheid beoordelen voordat offerte en bezetting als overeengekomen gelden.

Breng momenten, zalen en grenzen in kaart

Noteer per moment lokale tijd, zaal, onderwerp, gewenst resultaat, prioriteit en cue-eigenaar. Scheid noodzakelijke beelden van sfeermateriaal. Meld podiumtoegang, licht, laadroute en repetities. Vraag bij parallelle sessies welke bezetting nodig is.

Markeer zones zonder opname, privégesprekken, bezwaren van bezoekers, minderjarigen en beperkingen van sprekers. Kennisgevingen en toestemming vragen afstemming op het echte evenement en lokale regels; dit sjabloon geeft geen opname- of publicatierecht. Benoem een aanspreekpunt voor twijfel ter plaatse.

Scheid fotografie van video en geluid

Spreek voor foto uren, onderwerpen, selectie, bewerking, oriëntatie, resolutie, formaten en bronbestanden af. Maak voor video onderscheid tussen volledige lezing, highlight, verticale clip en ruw materiaal. Elk resultaat vergt eigen montage en beoordeling; laat de offerte de omvang vermelden.

Leg vast of geluid uit de zaalinstallatie, een aparte microfoon, de camera of een externe spreker komt. Noteer AV-contact, toegestane aansluiting, testmoment en alternatief. Vraag ook naar apparatuur, stroom, posities, pauzes en meeruren.[1]

Plan toegankelijke uitgaven vóór de opname

Bepaal per video wie ondertiteling, transcript en eventuele andere beschrijving maakt en controleert, en waar de video verschijnt. W3C raadt vroege planning aan. Voor vooraf opgenomen gesynchroniseerd geluid zijn onder WCAG 1.2.2 doorgaans captions nodig, met de genoemde uitzondering. Een transcript vervangt gesynchroniseerde captions niet vanzelf.

Controleer captions op de definitieve montage, inclusief sprekerswissels en betekenisvolle geluiden. Test ze in de uiteindelijke speler. Geef bij informatieve foto’s voldoende context voor bruikbare alternatieve tekst.[2][3]

Spreek controle, levering en gebruik af

Plan afzonderlijke momenten voor preview, gebundelde feedback en definitieve levering van foto’s, video, captions en transcript. Leg bestandsnamen, formaten, verhoudingen, veilige overdracht en archiefeigenaar vast. Eén organisator bundelt correcties.

Neem website, e-mail, pers, sociale kanalen, gebruiksduur, gebieden, portfolio, naamsvermelding en muziek op als contractvragen. Betaling betekent niet automatisch onbeperkte rechten. Leg vóór publicatie goedgekeurde bestanden, openstaande wijzigingen en de verantwoordelijke vast.