Kalendersjabloon voor een reeks evenementen
Bij een evenementenreeks heeft elke editie een eigen planning, terwijl dezelfde mensen, locaties en materialen voor meer dan één datum nodig kunnen zijn. Deze gratis werkmap geeft elke editie een eigen rij en houdt gedeelde afhankelijkheden op een apart werkblad. Bewaar voor ieder evenement ook een gedetailleerd draaiboek en budget.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Download de kalender voor de evenementenreeks
Download de bewerkbare kalender (Excel)
De werkmap bevat de bladen ‘Series calendar’ en ‘Shared dependencies’. Vervang de voorbeeldrijen en voeg voor elke editie een rij toe, ook als het format terugkeert. De voorbeelddata zijn geen aanbevolen termijnen. Spreek echte data af met locatie, leveranciers en team. Houd een vaste editie-ID aan zodat een afhankelijkheid naar het juiste evenement blijft verwijzen als naam of datum verandert.
Leg elke editie apart vast
Noteer per editie de datum, locatie of vorm, verantwoordelijke en URL van de openbare pagina. Merk of mailinglijst kan gedeeld zijn, maar tijd, toegankelijkheidsinformatie, prijs, capaciteit en inschrijfbestemming moeten per editie worden gecontroleerd. Gedetailleerde taken blijven in het eigen evenementenplan.
- Eén editie-ID per datum of format.
- Eén verantwoordelijke en een volgende controledatum.
- Een gecontroleerde pagina-URL en inschrijfbestemming.
Markeer beslismomenten die ander werk raken
Gebruik de kolommen voor pagina gereed, start inschrijving en leveranciersvastlegging als beslismomenten. Bepaal welk bewijs daarbij hoort: goedgekeurde informatie, een geteste inschrijfroute, bevestigde locatie of leveranciersafspraak. Schuift een moment op, controleer dan gekoppelde promotie en berichten. Een status moet open besluiten of blokkades duidelijk maken.
- Bepaal wie het beslismoment beheert.
- Werk afhankelijke edities en berichten bij.
- Leg het volgende besluit en de datum vast.
Controleer het publieke traject vóór elke lancering
Open vóór promotie van een editie de openbare pagina en volg de ticket- of inschrijflink zoals een bezoeker dat zou doen. Controleer datum, tijdzone, locatie, toegankelijkheidsinformatie en bestemming. Promoot je een evenement via Boletolibre.com, sla dan de exacte URL op en controleer die na belangrijke wijzigingen opnieuw. Loop ook komende edities na wanneer een gedeeld middel verandert.