E-mailvoorbeeld voor een gewijzigde evenementlocatie

Bevestig de goedgekeurde wijziging

Leg oude en nieuwe locatienaam, volledig openbaar adres, ingang, datum, lokale begintijd en gewijzigde bereikbaarheid of parkeerinformatie vast. Markeer wat verandert en wat gelijk blijft. Laat de ticket- en locatieverantwoordelijken bevestigen wat voor bestaande tickets geldt en welke hulp of keuzes echt mogelijk zijn. Beloof geen terugbetaling of geldigheid zonder bevestiging.

Schrijf de aankomstinformatie voorop

Bewerkbaar locatiebericht en verzendblad downloaden (Markdown, Engels)

Zet ‘Locatie gewijzigd’ en de evenementnaam in het onderwerp. Begin met de nieuwe plek, datum en tijd; voeg de ingang of route, een link naar de routebeschrijving en een hulpcontact toe. Het bewerkbare bestand bevat een korte mail met invulvelden en een feitenblad. Zet adres en essentiële toegangsinstructies ook als tekst neer, niet alleen in een kaartafbeelding.

Bereik de juiste ontvangers

Selecteer de betrokken doelgroep met de filters die jouw verzendsysteem werkelijk biedt, stuur een proef naar een beheerde inbox en controleer het werkelijke aantal ontvangers. Een koper kan tickets voor anderen hebben: Ticket Tailor zegt bijvoorbeeld dat broadcasts kopers bereiken, niet automatisch iedere bezoeker. Controleer het bereik van jouw aanbieder en gebruik een andere goedgekeurde route voor houders die de wijziging moeten weten. Laat persoonsgegevens in het bronsysteem staan.[1]

Werk publieke routes bij en controleer ze

Werk de eventpagina, aankomstinstructies, plattegrond en toekomstige bevestigingsmails bij die je beheert. Ticket Tailor beschrijft het bewerken van eventgebonden bevestigingen, maar mogelijkheden verschillen per aanbieder. Test de link en route op een telefoon, brief de toegangsteams over de omleiding vanaf de oude plek en noteer verzendtijd, doelgroep, openstaande bezorgmeldingen en opvolger.[2]