Tickets instellen voor een terugkerend evenement op meerdere datums
Een terugkerende les of voorstelling biedt dezelfde ervaring op meerdere momenten. Toch heeft iedere datum een duidelijke ticket- en toegangsregistratie nodig. Bepaal eerst of iemand één bijeenkomst kiest of toegang tot meerdere dagen koopt. Controleer daarna elke datum afzonderlijk in het ticketsysteem.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
1. Kies het juiste evenementmodel
Testblad voor tickets per terugkerende datum downloaden (Markdown, Engels)
Beschrijf het toegangsrecht in één zin: bijvoorbeeld één ticket laat één persoon toe tot de gekozen donderdagles. Noteer echte datums, begin- en eindtijden, locatie, tijdzone en uitzonderingen. Dekt één aankoop alle dagen, dan past mogelijk een meerdaagse pas; is iedere datum een zelfstandige nieuwe editie, dan kan dupliceren beter zijn. Eventbrite onderscheidt één evenement dat meerdere datums beslaat van identieke terugkerende bijeenkomsten. Kies op basis van het recht dat de koper krijgt, niet alleen van de kalenderweergave.[1]
2. Maak de reeks datums
Stel de herhaling in en loop de aangemaakte datums één voor één na. Vergelijk zomertijdwissels, overgeslagen feestdagen, afwijkende tijden en locaties met de goedgekeurde planning. Een datum in de organisatorenkalender bewijst niet dat kopers die kunnen selecteren. Peatix zegt dat details en tickettypen van zijn terugkerende evenement voor alle bijeenkomsten gelden en niet per bijeenkomst kunnen worden aangepast. Dat is een Peatix-beperking. Controleer of jouw platform afwijkende aanbiedingen kan vastleggen voordat je publiceert.[3]
Geef iedere bijeenkomst een korte interne code op het werkblad. Zet de publieke datum en tijd naast de starttijd en tijdzone in het beheerdersrecord. Zo vind je een verkeerd gedateerd ticket voordat bevestigingen uitgaan.
3. Koppel tickets en voorraad aan elke datum
Leg per bijeenkomst vast welke tickettypen zichtbaar moeten zijn, de goedgekeurde hoeveelheid, verkoopperiode en uitzonderingen. Controleer in jouw inrichting of voorraad per bijeenkomst, tijdslot of hele reeks geldt. In Eventbrites nieuwe terugkerende ervaring, alleen voor organisatoren in de VS en Canada, kunnen tickettypen voor alle of geselecteerde tijdsloten gelden; hoeveelheid en evenementcapaciteit zijn ook per tijdslot in te stellen. Dat is geen algemene regel of eigenschap van de oudere Eventbrite-ervaring. Peatix beschrijft dezelfde geplande tickethoeveelheid voor iedere bijeenkomst in zijn model. Beloof pas een datumgebonden prijs of limiet wanneer kopersweergave en beheerdersrecord overeenkomen.[2][3]
Houd een voorraadregel per bijeenkomst bij, ook bij een gedeelde beginwaarde. Krijgt een datum minder plaatsen, noteer wie dat goedkeurde en welke instelling dit echt afdwingt. Een registratieplafond is geen goedkeuring van de veilige zaalcapaciteit.
4. Test kopen en toegang
Gebruik een voorbeeldweergave als die bestaat, of een toegestane gecontroleerde proef voor de eerste, een middelste, de laatste en elke uitzonderlijke datum. Selecteer een datum en bekijk ticketnamen, getoonde prijs, beschikbaarheid en datum in het bestelproces. Vergelijk de bevestiging met de bedoelde bijeenkomst. Probeer ook een tickettype dat daar niet verkrijgbaar hoort te zijn. Controleer in het beheerdersrecord of de proef aan dezelfde bijeenkomst is gekoppeld; leid dit niet alleen uit de e-mailtitel af.[3]
Controleer de toegangs- of check-inweergave voor de exacte datum. Peatix beheert tickets en check-in per bijeenkomst in zijn terugkerende inrichting; andere systemen kunnen verschillen. Test veilig een geldig ticket en een ticket voor een andere datum. Leg resultaat en verantwoordelijke voor uitzonderingen vast voordat de verkoop opent. Een geslaagde scan voor één datum bewijst geen toegang op een andere.[3]
5. Beleg latere wijzigingen
Wijs verantwoordelijken aan voor planning, ticketvoorraad en toegangsregistratie, ook als één persoon alle taken uitvoert. Vergelijk voor publicatie publieke datums, koopkeuzes, bevestigingen en aantallen per bijeenkomst met het werkblad. Herhaal de relevante koop- en toegangstests na een datum- of voorraadwijziging en bewaar de oude en nieuwe waarden.
Wordt een bijeenkomst na verkoop verplaatst of geschrapt, wacht dan met aanpassen totdat het verantwoordelijke team heeft beslist hoe bestaande kopers worden geholpen. Ga er niet van uit dat een datumwijziging uitgegeven tickets verplaatst, meldingen verstuurt, voorraad vrijmaakt of toegangsrechten automatisch wijzigt. Controleer de werkelijke uitkomst in het gekozen systeem.
Bronnen en verder lezen
- Create and manage multiple date or recurring eventsEventbrite Help Center · Geraadpleegd
- Create tickets in Eventbrite's new recurring event experienceEventbrite Help Center · Geraadpleegd
- How to create Recurring EventsPeatix Organizer Help · Geraadpleegd