Cómo importar un CSV externo de asistentes a un evento

1. Define qué representa cada fila

Descargar la ficha de importación y comprobación de acceso (Markdown, en inglés)

Elige el evento de destino exacto e identifica la fuente autorizada. Decide si una fila representa una persona inscrita, un boleto emitido o un integrante de una compra grupal. Cuenta por separado filas, personas únicas esperadas y accesos previstos. Si hay estados confirmados y pendientes, define cuáles se importan. No pongas datos personales en la ficha pública: anota allí solo nombres de campos, cantidades y decisiones responsables.

2. Prepara el archivo con la plantilla de la plataforma

Descarga la plantilla de importación actual de la plataforma, si existe, e incluye únicamente las columnas necesarias. vFairs ofrece una plantilla CSV y una pantalla de asignación; Brella exige un identificador de tipo de boleto y correo de registro para su importación. Son requisitos propios de cada servicio. Comprueba identificadores, categoría de boleto, evento y fecha de destino. Prepara una muestra autorizada pequeña o un evento de prueba seguro antes del archivo completo.[1][3]

3. Asigna campos y prueba los duplicados

Asocia cada columna de origen con el campo correcto; no elijas uno desconocido solo porque su nombre se parece. Antes de importar de nuevo, define qué identifica un registro existente. vFairs considera único el correo y advierte que un correo duplicado puede sobrescribir datos. Guest Manager puede actualizar un boleto si coincide su código de barras; repetir un archivo sin la clave correspondiente puede crear duplicados. No extiendas estas reglas a otras plataformas. Anota el resultado previsto del ensayo: crear, actualizar, omitir o rechazar.[1][2]

4. Importa con la opción de aviso correcta

Selecciona evento, tipo de importación y archivo, y revisa la vista previa de campos. Comprueba la opción de correo antes de confirmar: crear un registro y avisar a su titular son decisiones distintas. vFairs permite elegir opcionalmente una plantilla de correo. En Brella, las invitaciones con código de acceso no se envían si Publish Invites no está activado. Si el proceso funciona en segundo plano, espera el resultado real; enviar el archivo no equivale a terminar.[1][3]

5. Concilia registros y prueba el acceso

Compara filas aceptadas, rechazadas, creadas y actualizadas con el total inicial. Inspecciona registros de prueba autorizados de distintas categorías y estados. Confirma evento, fecha, estado del boleto o inscripción y comunicaciones enviadas. Guest Manager indica que su importación crea boletos visibles en la lista del evento, pero no pedidos de Shopify; la guía de vFairs no demuestra por sí sola derecho de acceso. Prueba un registro válido y otro excluido en la ruta real de admisión antes de usar la lista.[2][1]

6. Entrega el resultado verificado

Guarda identificador del proceso, asignación de campos, conciliación de cantidades, errores y responsable en el registro operativo. Entrega al equipo de puerta solo la vista de acceso verificada o la lista aprobada. Antes de otra importación, averigua si el servicio actualiza registros, crea otros o necesita un archivo distinto. Escala las discrepancias; nunca confundas un contacto importado con una compra pagada o un boleto válido.