Vorlage für die Notfallkommunikation bei Events

Kommunikation an den Ortsplan anbinden

Beginne mit dem aktuellen Notfallplan und der Risikobewertung des Veranstaltungsorts. Liste passende Szenarien auf und verweise auf das jeweils freigegebene Verfahren. Kopiere keine allgemeinen Räumungsanweisungen. Houston nennt seinen Plan ausdrücklich ortsspezifisch; die britische HSE fordert klare Rollen und geprüfte Kommunikationsmittel als Planungshilfe. Örtliche Vorgaben sind maßgeblich.[1][2]

Entscheidungswege vorab zuweisen

Bestimme Person und Vertretung für Meldung, Faktenprüfung, Verbindung zu Venue und Einsatzkräften, Entscheidung nach Ortsplan, Textfreigabe und Versand. In kleinen Teams können Rollen zusammenfallen, die Übergaben müssen dennoch klar sein. Dringende Hilfe darf nicht auf die normale Textfreigabe warten. Die CSV hält diese Zuständigkeiten zusammen.

Originale Kommunikationsmatrix als CSV herunterladen

Nachrichtenfelder statt allgemeiner Befehle

Bereite Felder für bestätigten Sachverhalt und Ort, Maßnahme aus dem genehmigten Plan, betroffene Personen, Absender, Uhrzeit und nächstes Update vor. Lass szenariospezifische Formulierungen fachlich prüfen. Vermeide Spekulation oder nicht freigegebene Wegangaben. Trenne interne und öffentliche Fassungen.

Haupt- und Ersatzkanäle festlegen

Wähle Kanäle, die vor Ort tatsächlich funktionieren, samt Ersatz. Funk kann Teamleitungen erreichen, PA oder eingewiesenes Personal die Gäste, sofern der Ortsplan dies vorsieht. SMS und soziale Medien erreichen nicht automatisch alle. Notiere Bedienung, Reichweite, Strom und Rückmeldungen. HSE nennt unter anderem Ersatzbatterien und Funkgeräte.[3]

Ablauf üben und aktualisieren

Spiele ein Szenario vom Eingang der Meldung bis zur nächsten Aktualisierung durch. Teste Funk, PA und Ersatzmittel vor Öffnung und prüfe die Vertretung. Dokumentiere Lücken, Zuständige und Termine. Briefe alle Schichten nach Änderungen und werte Vorfälle oder Übungen aus.