Gästelisten-Vorlage für Veranstaltungen mit Begleitpersonen

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Gästeliste mit Begleitpersonen herunterladen (XLSX, Englisch)

Die leere XLSX-Datei enthält Gast-ID, Name, Einladungsgruppe, Eintrittsart, ID der einladenden Person, RSVP, Freigabe, Berechtigungsreferenz, Änderungsverantwortung und Prüfdatum. „Bereit zur Türprüfung“ erscheint nur, wenn die Schlüsselfelder gefüllt sind; die tatsächliche Berechtigung bestätigt das nicht. Microsoft beschreibt Dropdownlisten für wiederkehrende Auswahlwerte. Hier steuern sie Eintrittsart, RSVP und Freigabe. Bei größeren Veranstaltungen müssen die vorbereiteten 100 Zeilen samt Formeln erweitert werden.[2]

Jede Person einzeln erfassen

Arbeite mit aktuellen, freigegebenen Einladungen und Ticketauszügen statt mit alten E-Mails. Vergib eine stabile ID pro Person. Ein Paar oder eine Gruppe kann dieselbe Einladungsgruppe tragen; trotzdem bekommt jeder Gast eine eigene Zeile. Die Ankunft einer Person zählt nicht für die gesamte Gruppe. Trenne namentlich eingeladene Gäste von vorgeschlagenen Begleitpersonen. Die führende PlanSeats-Vorlage behandelt eine allgemeine Masterliste und RSVPs; diese Mappe konzentriert sich auf die Vorbereitung der Einlassentscheidung.[1]

Begleitpersonen mit der Einladung abgleichen

Für eine erlaubte Begleitperson lege eine zweite Zeile an, verknüpfe sie mit der Gast-ID der einladenden Person und erfasse die Berechtigungsquelle. Prüfe in Einladung oder Ticketsystem, ob der zusätzliche Platz erlaubt ist, der Name genehmigt wurde und eine Ticket- oder Listenreferenz vorliegt. Die Mappe meldet fehlende Verknüpfungen und Referenzen, prüft jedoch weder die erlaubte Anzahl noch eine doppelte Nutzung automatisch. Solange der Name fehlt, bleibt der Eintrag offen.

Freigegebene Liste übergeben und Ausnahmen klären

Gleiche die Liste vor Einlassbeginn mit ausgegebenen Tickets und genehmigten Freikarten ab. Kläre offene RSVPs, ungeprüfte Ergänzungen, doppelte IDs und fehlende Referenzen mit einer benannten verantwortlichen Person. Halte Prüfung und Datum fest. Wechselt eine Begleitperson nach dem Einfrieren der Liste, aktualisiere das Quellsystem, ändere die alte Berechtigung soweit erforderlich und verteile eine neue Version an alle Eingänge. Eine improvisierte Türnotiz ersetzt weder Kapazitätsgrenzen noch Einlassregeln.

Türkopie auf nötige Daten begrenzen

Gib dem Einlassteam nur benötigte Felder. Angaben zu Ernährung, Barrierefreiheit, Gesundheit oder Zahlung gehören nicht in eine breit geteilte Türliste. Das Veranstaltungsbeispiel der ICO erinnert daran, Erhebung und Zweck zu erklären und Daten zu begrenzen. Schütze die Datei und erfasse tatsächliche Eintritte im Ticketsystem oder einem getrennten Check-in-Protokoll. Diese Vorlage ersetzt weder QR-Prüfung noch Wiedereinlassregeln oder die spätere Besucherzählung.[3]