Ein hybrides Veranstaltungsprogramm für Saal und Online-Publikum planen

Teilnahmeversprechen pro Sitzung festlegen

Bearbeitbare Matrix für das hybride Programm herunterladen (Markdown, Englisch)

Beginne mit dem Ziel der Teilnehmenden, nicht mit Produktfunktionen. Kennzeichne jede Sitzung als nur im Saal, Live-Übertragung, zweiseitig hybrid, nur online oder später als Aufzeichnung. Eine Übertragung ist ein gültiges Angebot; wer Mitwirkung verspricht, muss Chat, moderierte Fragen oder gemeinsame Aktivität planen. Kann das Online-Publikum fragen, in Gruppen arbeiten, Redner treffen oder nur zusehen? Cvent dokumentiert Live-, simulierte und Abrufformate; die Freischaltung ist eine Entscheidung des Veranstalters.[1][3]

Beide Wege durch das Programm zeichnen

Für jede Sitzung gehören Raum, barrierearmer Weg und Übergang zum nächsten Ort in den Plan. Online braucht es Beitrittsweg, Zugangsdaten, Zeitzone und lokale Startzeit. Anweisungen müssen für angemeldete Personen auffindbar sein. Kläre, ob verspäteter Online-Beitritt möglich ist oder eine Aufzeichnung folgt. Lass eine unbeteiligte Person beide Wege von der Einladung aus durchgehen. Versprich keine Aufzeichnung, bevor Aufnahme, Einwilligung und Veröffentlichung geklärt sind.[1]

Moderation und Fragenweg zuweisen

Benenne Saalmoderation, Online-Moderation und Produktion. Halte fest, wo Fragen eingehen, wer sie bündelt, wie die Bühne sie erhält und was mit unbeantworteten Fragen geschieht. Online-Gäste können Missverständnisse nicht im Flur klären. Beide Gruppen brauchen einen erreichbaren Hilfekontakt. Sage offen, wenn eine Umfrage oder Aktivität nur einer Gruppe offensteht. Halte diese Zuständigkeiten in der Sitzungstabelle fest.[1]

Zugang, Ton und Untertitel vorbereiten

Prüfe Mikrofone für Bühne und Saalfragen, Ton für entfernte Untertitelung, Anzeige der Untertitel online und gegebenenfalls im Raum sowie zugängliche Folien. W3C empfiehlt zugänglichen Veranstaltungsort und Online-Plattform und frühe Abstimmung mit Untertitelnden, Dolmetschenden und Vortragenden. Bildschirmfreigabe allein macht Folien nicht für alle nutzbar. Halte Prüfverantwortung und Weg für alternative Zugänge fest. Eine spätere Aufzeichnung braucht eine eigene Untertitelprüfung.[2]

Übergänge proben und Ausfallweg festlegen

Probe von einem Saalplatz und einem externen Online-Gerät aus. Teste Link, Warteraum, Ton, gemeinsame Aktivität, Fragenübergabe, Pause, Rückkehrsignal und Folgesitzung. Wer meldet einen Streamausfall, läuft das Saalprogramm weiter, wo erhalten Online-Gäste Updates und gibt es eine Wiederholung? Nutze tatsächliche Plattform- und Produktionsmöglichkeiten; feste Sitzungsdauern oder Probenwochen passen nicht überall. Aktualisiere die Matrix nach Änderungen an Vortragenden, Format, Link oder Untertitelung.[2][1]