Externe Teilnehmerliste per CSV in eine Veranstaltung importieren

1. Die Bedeutung jeder Quellzeile festlegen

Prüfkarte für Import und Einlass herunterladen (Markdown, Englisch)

Wähle das genaue Zielevent und die maßgebliche Ausgangsquelle. Kläre, ob eine Zeile eine angemeldete Person, ein ausgestelltes Ticket oder ein Mitglied einer Gruppenbestellung bedeutet. Zähle Quellzeilen, erwartete eindeutige Personen und erwartete Eintritte getrennt. Bei bestätigten und offenen Einträgen lege fest, welche Status importiert werden. Das öffentliche Arbeitsblatt enthält keine persönlichen Werte, sondern nur Feldnamen, Summen und Entscheidungen.

2. Datei anhand der Plattformvorlage vorbereiten

Lade die aktuelle Importvorlage des Anbieters herunter, sofern er eine anbietet, und übernimm nur benötigte Spalten. vFairs stellt eine CSV-Vorlage und Feldzuordnung bereit; Brella verlangt für seinen Import eine Ticketart-ID und eine registrierte E-Mail-Adresse. Diese Anforderungen gelten für die jeweiligen Anbieter. Prüfe Kennungen, Ticketart, Zielveranstaltung und Datum. Bereite vor der ganzen Datei eine kleine autorisierte Stichprobe oder ein sicheres Testevent vor.[1][3]

3. Felder zuordnen und Dubletten prüfen

Ordne jede Quellspalte dem richtigen Zielfeld zu; ähnliche Namen allein reichen nicht. Lege vor einem erneuten Import fest, woran vorhandene Datensätze erkannt werden. vFairs verwendet E-Mail als eindeutige Kennung und warnt, dass gleiche Adressen bestehende Benutzer überschreiben können. Guest Manager kann ein Ticket anhand eines übereinstimmenden Barcodes aktualisieren; ohne diesen Schlüssel kann ein erneuter Upload Dubletten erzeugen. Das ist nicht allgemeingültig. Halte für die Stichprobe erwartetes Erstellen, Aktualisieren, Überspringen oder Zurückweisen fest.[1][2]

4. Mit der richtigen Benachrichtigungswahl importieren

Wähle Zielevent, Importart und Datei und prüfe die Zuordnungsvorschau. Kontrolliere vor dem Bestätigen die E-Mail-Option: Ein Datensatz und eine Nachricht sind getrennte Entscheidungen. Bei vFairs ist die E-Mail-Vorlage optional. Brella sendet Einladungen mit Zugangscode nur, wenn Publish Invites eingeschaltet ist. Läuft der Import im Hintergrund, warte auf das tatsächliche Ergebnis; das Absenden der Datei reicht nicht.[1][3]

5. Datensätze und Einlass abgleichen

Vergleiche angenommene, abgewiesene, neue und aktualisierte Zeilen mit der Ausgangszahl. Prüfe autorisierte Muster verschiedener Ticketarten und Status. Kontrolliere Event, Datum, Anmelde- oder Ticketstatus und versandte Nachrichten. Guest Manager zufolge erzeugt sein Import Tickets in der Teilnehmendenliste, jedoch keine Shopify-Bestellungen; die vFairs-Anleitung belegt durch den Teilnehmerimport allein keinen Einlassanspruch. Teste im wirklichen Einlassweg einen gültigen und einen bewusst ausgeschlossenen Datensatz.[2][1]

6. Geprüftes Ergebnis übergeben

Bewahre Importkennung, Feldzuordnung, Mengenabgleich, offene Fehler und zuständige Person im Betriebsprotokoll auf. Das Einlassteam erhält nur die geprüfte Check-in-Ansicht oder freigegebene Liste. Kläre vor jedem Folgeimport, ob der Anbieter vorhandene Einträge aktualisiert, neue erzeugt oder eine andere Datei braucht. Löse Abweichungen mit der Anmeldestelle; ein importierter Kontakt ist nicht automatisch eine bezahlte Bestellung oder ein gültiges Ticket.