Créer un annuaire des exposants pour un événement

Définir les questions auxquelles l'annuaire répond

Télécharger la fiche modifiable de l'annuaire (Markdown en anglais)

Fixez d'abord le périmètre : les exposants confirmés pour cette édition, avec des mentions distinctes pour sponsors et partenaires. Déterminez si les visiteurs doivent parcourir des catégories, chercher un nom ou trouver un stand. Une petite exposition peut se contenter d'une liste alphabétique ; n'ajoutez pas de filtres vides ni de placements promis impossibles à maintenir. Désignez une personne pour valider les textes publics et une autre pour comparer les numéros de stand au plan à jour.

Gardez dans la fiche un enregistrement par organisation avec un état tel que brouillon, validé ou publié. Notez l'URL publique et la personne chargée des corrections afin qu'un déplacement de stand ou un retrait mène à une mise à jour claire.

Valider une fiche utile par exposant

Demandez à chaque exposant de confirmer son nom affiché, une brève description de ce que le public trouvera, sa catégorie, son site public et son emplacement. N'ajoutez un contact que s'il est destiné à être publié. Séparez ces champs des noms du personnel, consignes de montage et autres données recueillies lors de l'inscription. Si le plan n'est pas définitif, indiquez « emplacement à confirmer » au lieu d'inventer un numéro.

Utilisez seulement une version du logo approuvée et notez où se trouve cette validation ; le registre des éléments du site peut conserver source et version. Affichez aussi le nom de l'entreprise en texte. Si seul le logo sert de lien, son nom accessible doit indiquer la destination. Si le texte du lien nomme déjà l'exposant, évitez de répéter ce nom dans le texte alternatif du logo.[3]

Créer la liste ou la grille destinée au public

Gardez le même ordre pour chaque carte : nom, courte description, catégorie, stand ou zone, puis lien web clairement nommé. Ne reliez un stand au plan que si les deux utilisent la même numérotation. Si votre éditeur offre liste, grille, filtres ou réglages de visibilité, choisissez selon les besoins du public et consultez sa documentation. Les champs et dimensions d'image d'un fournisseur ne sont pas des règles universelles.[1][2][4]

Limitez-vous à des catégories utiles, qui regroupent de vrais exposants plutôt que des slogans. Si exposants et sponsors figurent ensemble, indiquez leur rôle respectif. Une place garantie par contrat relève du suivi des engagements de sponsoring, pas d'une règle improvisée pour l'annuaire.

Publier, tester et actualiser les emplacements

Ouvrez l'URL publiée sans compte organisateur. Sur téléphone, trouvez un exposant par nom ou catégorie, suivez son lien et comparez le stand au plan. Recommencez au clavier : atteignez chaque carte et lien, repérez le focus visible et vérifiez que les liens composés uniquement d'un logo ont un nom compréhensible. Testez aussi un nom long et une fiche sans logo.

Notez l'URL, l'appareil, l'erreur, la personne responsable et le nouveau test dans la fiche. Avant l'ouverture, comparez l'annuaire à la liste définitive et aux emplacements. Après un changement, mettez la page à jour et revérifiez la carte et le renvoi au plan. Ne supposez pas qu'un brouillon ou une fiche modifiée dans une application actualise automatiquement toutes les pages publiques.