Checklist de clôture financière d’un événement et modèle de suivi

Télécharger le modèle de clôture modifiable

Télécharger le modèle de clôture modifiable (Markdown)

Le modèle note la source, les montants attendu et constaté, l’écart, le responsable, la preuve, l’action suivante et la validation. Laissez ouvert tout écart non résolu.[1][4]

Définir le périmètre et réunir les preuves

Ouvrez une fiche pour l’édition, la devise, la période et le responsable financier. Conservez les exports datés et versionnés. Le modèle contient un index des preuves et des points ouverts; n’y placez ni identifiants bancaires, ni numéros de carte complets, ni données personnelles superflues.[4]

Rapprocher les recettes sans confondre ventes et encaissements

Séparez commandes de billets, ventes sur place, sponsoring et produits. Comparez ventes brutes, frais, taxes, remboursements, avoirs et contestations, puis rapprochez chaque versement de la plateforme du crédit bancaire. Eventbrite distingue ventes brutes et versement net et fournit des rapports détaillés. Une commande payée hors plateforme peut figurer dans les ventes sans être incluse dans son versement.[2][3]

Examiner les coûts et engagements ouverts

Pour chaque fournisseur, rapprochez engagement approuvé, prestation livrée, facture, avoir, acompte et paiement. Gardez séparés avances personnelles, fonds de caisse et dépôts. Une facture manquante reste une obligation ouverte, pas un coût nul. Attribuez responsable et preuve nécessaire à chaque écart.[4]

Documenter la décision et le suivi

Le responsable financier habilité note clôturé, provisoirement clôturé avec points ouverts, ou renvoyé pour correction selon les règles internes. Consignez écarts budgétaires, exposition restante et prochaine revue. Un versement de billetterie rapproché ne règle pas les fournisseurs, remboursements ni questions fiscales; demandez un avis local qualifié en cas de doute.[4]