Modèle de liste d’invités et d’accompagnants pour un événement

Télécharger la liste modifiable

Télécharger la liste d’invités et d’accompagnants (XLSX, anglais)

Le fichier XLSX vierge comprend identifiant, nom, groupe d’invitation, type d’entrée, identifiant de l’hôte, réponse, approbation, référence de droit d’entrée, responsable du changement et date de contrôle. « Prêt pour vérification à l’entrée » signifie seulement que les champs essentiels sont renseignés. Microsoft explique l’usage des listes déroulantes pour des choix répétés ; elles servent ici aux catégories, réponses et approbations. Étendez les 100 lignes préparées et leurs formules pour un événement plus grand.[2]

Créer une ligne pour chaque personne

Partez des invitations approuvées et des billets à jour, pas d’une ancienne conversation par courriel. Attribuez un identifiant stable à chaque personne. Un couple ou un groupe peut partager une référence d’invitation, mais chaque individu garde sa propre ligne : une arrivée ne vaut pas pour tout le groupe. Distinguez l’invité nommé d’un accompagnant proposé. Le modèle principal de PlanSeats traite une liste générale et les réponses ; celui-ci prépare précisément la décision à l’entrée.[1]

Rapprocher les accompagnants des invitations

Pour un accompagnant autorisé, créez une seconde ligne, reliez-la à l’identifiant de l’hôte et notez la source de l’autorisation. Vérifiez dans l’invitation ou la billetterie que la place supplémentaire est prévue, que la personne est approuvée et qu’une référence de billet ou de liste existe. Le classeur signale un lien ou une référence manquants, mais ne valide pas automatiquement le quota ni les doublons. Sans nom confirmé, laissez l’entrée en attente.

Figer la liste approuvée et traiter les exceptions

Avant l’ouverture, comparez la liste aux billets émis et aux admissions gratuites approuvées. Confiez les réponses en attente, ajouts non approuvés, identifiants répétés et références absentes à un responsable désigné. Notez qui a révisé la liste et quand. Si l’accompagnant change après le gel, mettez à jour la source, corrigez l’ancien droit si nécessaire puis distribuez une nouvelle version à chaque porte. Une annotation improvisée ne remplace pas les limites de capacité ou les règles d’admission.

Limiter les données partagées à l’entrée

Ne partagez à l’entrée que les champs nécessaires. Évitez les renseignements alimentaires, d’accessibilité, de santé ou de paiement dans un fichier largement diffusé. L’exemple de notice événementielle de l’ICO rappelle d’expliquer et de limiter les données recueillies. Protégez le fichier et consignez les admissions réelles dans la billetterie ou un journal distinct. Ce modèle ne remplace ni la validation des codes, ni les règles de retour, ni le décompte final.[3]