Modèle d’e-mail pour annoncer un changement de lieu d’événement

Valider les faits approuvés

Notez ancien et nouveau lieu, adresse publique complète, entrée, date, heure locale de début et tout changement d’accès ou de stationnement. Distinguez ce qui change de ce qui ne change pas. Faites confirmer par les responsables de la billetterie et du lieu le sort des billets existants ainsi que les aides ou options réellement possibles. Ne promettez ni remboursement ni validité sans validation.

Rédiger un message centré sur l’arrivée

Télécharger l’avis de changement de lieu et la fiche d’envoi (Markdown, en anglais)

Mettez « Changement de lieu » et le nom de l’événement dans l’objet. Commencez par le nouveau lieu, la date et l’heure, puis indiquez clairement l’entrée, un lien d’itinéraire et un contact d’aide. Le fichier modifiable comprend un court e-mail à compléter et une fiche de validation. L’adresse et l’accès essentiels doivent figurer en texte, pas seulement sur une carte.

Joindre les bonnes personnes

Sélectionnez le public concerné avec les filtres réellement disponibles dans votre outil d’envoi, adressez un essai à une boîte contrôlée et vérifiez le nombre réel de destinataires. Un acheteur peut détenir des billets pour d’autres personnes : Ticket Tailor précise, par exemple, que ses diffusions vont aux acheteurs, pas automatiquement à chaque participant. Vérifiez votre propre audience et choisissez une autre voie approuvée pour les détenteurs qui doivent être informés. Gardez les données personnelles dans le système source.[1]

Mettre à jour et vérifier les parcours publics

Actualisez la page de l’événement, les consignes d’arrivée, le plan et les futurs messages de confirmation que vous contrôlez. Ticket Tailor documente la modification des confirmations propres à un événement ; les possibilités varient selon le prestataire. Testez lien et itinéraire sur téléphone, expliquez à l’équipe d’accueil comment réorienter depuis l’ancien lieu et consignez l’heure d’envoi, l’audience, les échecs signalés et le suivi.[2]