Importer un fichier CSV externe de participants dans un événement

1. Définir ce que représente chaque ligne

Télécharger la fiche de vérification de l'importation et de l'accès (Markdown, en anglais)

Choisissez l'événement de destination exact et la source de référence. Une ligne représente-t-elle une personne inscrite, un billet émis ou un membre d'une commande groupée ? Comptez séparément lignes, personnes uniques attendues et entrées prévues. Si le fichier mélange statuts confirmés et en attente, décidez lesquels importer. La fiche publique ne doit contenir aucune valeur personnelle : seulement les noms des champs, les totaux et les décisions responsables.

2. Préparer le fichier avec le modèle du service

Téléchargez le modèle d'importation actuel du service, s'il en propose un, et gardez uniquement les colonnes nécessaires. vFairs fournit un modèle CSV et une étape d'association ; Brella exige un identifiant de type de billet et un courriel enregistré pour son importation. Ce sont des exigences propres à ces services. Vérifiez identifiants, catégorie, événement et date de destination. Préparez un petit échantillon autorisé ou un environnement d'essai sûr avant le fichier complet.[1][3]

3. Associer les champs et tester les doublons

Associez chaque colonne source au bon champ ; un nom ressemblant ne suffit pas. Avant de réimporter, déterminez comment le service reconnaît un dossier existant. vFairs utilise le courriel comme identifiant unique et prévient qu'une adresse répétée peut écraser un utilisateur. Guest Manager peut actualiser un billet grâce à un code-barres identique ; sans cette clé, renvoyer le fichier peut créer des doublons. N'étendez pas ces règles à d'autres services. Notez pour l'essai les résultats attendus : créer, actualiser, ignorer ou refuser.[1][2]

4. Importer avec le bon choix de notification

Choisissez événement, type d'importation et fichier, puis relisez l'aperçu de l'association des champs. Vérifiez l'option de courriel avant confirmation : créer un dossier et avertir la personne sont deux décisions. vFairs propose un modèle de courriel facultatif. Chez Brella, les invitations avec code de connexion ne partent que si Publish Invites est activé. Si le traitement est différé, attendez le résultat réel ; envoyer le fichier ne signifie pas que l'importation est terminée.[1][3]

5. Rapprocher les dossiers et tester l'entrée

Comparez lignes acceptées, rejetées, créées et mises à jour avec le total initial. Examinez quelques dossiers d'essai autorisés de catégories et statuts différents. Vérifiez événement, date, statut de billet ou d'inscription et éventuel avis envoyé. Guest Manager indique que son importation crée des billets visibles dans la liste de l'événement, mais pas des commandes Shopify ; le guide vFairs ne démontre pas à lui seul un droit d'entrée. Testez un dossier valable et un dossier exclu dans le véritable parcours d'admission.[2][1]

6. Transmettre le résultat vérifié

Conservez l'identifiant d'importation, l'association des champs, le rapprochement des totaux, les erreurs et la personne responsable dans le dossier opérationnel. Remettez à l'accueil seulement la vue de contrôle vérifiée ou la liste approuvée. Avant un nouvel import, déterminez si le service actualise les dossiers, en crée de nouveaux ou nécessite un autre fichier. Résolvez les écarts ; un contact importé n'est pas automatiquement une commande payée ou un billet valable.