Attribuer et remettre des billets d'événement aux sponsors

Confirmer le quota approuvé

Télécharger la fiche d'attribution et de remise des billets sponsors (Markdown, en anglais)

Consignez l'avantage approuvé par événement, date, type de billet et zone d'accès. Désignez le responsable du stock et le contact du sponsor. Vérifiez les unités par rapport à la capacité de l'événement avant la distribution. Tenez des chiffres distincts pour les unités promises, le quota saisi dans la plateforme et les billets réellement délivrés aux invités : une promesse du partenariat ne réserve pas automatiquement des places et ne donne pas accès à l'événement. La fiche utilise des références et des nombres ; conservez les accords et les données des destinataires dans des dossiers à accès limité.

Attribuer les billets dans la plateforme

Ne configurez qu'une quantité prise en charge par la plateforme et contrôlez son solde. run.events décrit des Sponsor Labels définissant les quantités par niveau de partenariat, puis une modification possible pour un accord particulier dans sa vue Staff. InEvent décrit l'attribution d'un type et d'une quantité de billets à un sponsor ; il distingue les billets disponibles pour ce sponsor de ceux envoyés ou attribués aux participants. Ces fonctionnements sont propres à chaque produit. Vérifiez l'effet d'un changement de quota sur le stock restant avant d'annoncer que les billets sont prêts.[1][2]

Confier la distribution et tester un billet

Choisissez un représentant du sponsor et vérifiez ses autorisations avant la remise. run.events décrit la désignation d'un représentant pouvant attribuer les billets de sponsor émis. InEvent décrit l'ajout des membres de l'équipe du sponsor dans People pour distribuer les billets depuis Virtual Lobby. Ne supposez pas que les autres plateformes possèdent un portail. Effectuez un essai autorisé d'attribution ou d'invitation, contrôlez le titre reçu par l'invité et testez le bon événement, la bonne date et la bonne catégorie d'accès. Confiez à une personne le suivi des invitations échouées et des doublons.[1][2]

Rapprocher le solde de chaque sponsor

Avant l'ouverture des portes, rapprochez pour chaque sponsor les unités approuvées, attribuées dans la plateforme, les billets valables des invités et le solde non résolu. Suivez séparément les unités annulées ou rendues et les entrées contrôlées ; n'additionnez pas des états qui se recoupent. Examinez tout billet émis sans quota approuvé et toute promesse sans parcours d'admission. Si la quantité change, mettez à jour dans un ordre défini la référence approuvée, le quota et les billets concernés, puis revérifiez le stock. Communiquez aux équipes d'accueil les catégories en vigueur et le responsable des exceptions. Après l'événement, comparez billets valables et entrées enregistrées.