会議の参加証明書を発行するためのチェックリスト

発行と例外の記録を一つにまとめる

編集可能な証明書発行記録をダウンロード（英語のMarkdown）

イベントごとにワークシートを複製します。対象条件、根拠となる記録、見本の承認、発行分の状態、送付方法、訂正の参照番号、担当者を記入してください。完全な連絡先はアクセスを制限した配信システムに置き、共有する表には受取人の参照IDを使います。

受取人を決める前に証明する内容を定める

イベント名、日付またはセッション、発行者、証明書の文言を正確に決めます。申込、実際の受付、その他の記録された参加条件のどれを示すのか区別してください。EventbriteのCheck-ins報告には受付済みチケットが入り、状態の用語集でも「Attending」と「Checked In」は別です。自分たちの記録が何を示すか確かめます。参加記録だけを根拠に、講座の修了、専門資格の単位、能力まで認める表現にしないでください。そうした表現にはプログラム責任者の別途承認が必要です。文面の承認者を記録します。[1][2]

合意した根拠と受取人を照合する

イベントまたはセッションの名簿と、条件で指定した記録を用意します。安定した参照IDで突き合わせ、証明書の氏名は購入者名から推測せず、該当する参加者記録で確認します。重複、取消、団体購入、手動入場、セッション参加が不明な行を分けて調べてください。各行に対象、保留、除外と理由・確認者を記します。チケット購入や招待だけを出席の証拠として扱わず、未確認の出力ファイルをそのまま送らないでください。

一括送付前に見本を承認する

短い氏名、長い氏名、アクセント付き文字、文言の各種類で見本を作ります。イベント名、日付、発行者、つづり、改行、ファイル名、送付文、受取人とファイルの対応を確認します。装飾のある証明書でも選択可能な文字を使えます。W3Cは実際の文字を使える場合、読ませたい内容を画像内だけに置かないよう勧めています。別の確認者が実際の出力を開き、見本を承認します。印刷する場合は依頼先と印刷見本も確認してください。[3]

発行後も例外を閉じるまで追跡する

広報担当者と対象確定時刻、送付方法、差出人を決めます。承認済みの内部アドレスで少数の試送を行い、確認済みの対象者だけに発行します。発行分の参照番号、送付時刻、担当者を残し、ファイルができただけで配達済みとはしません。訂正窓口を伝えてください。氏名誤り、対象者の漏れ、不達、対象資格への異議は案件として記録し、元データを調べてから再発行を承認します。手順に従って旧版を差し替え済みとし、未解決案件には担当者を決めます。最終記録はイベントのアクセス・保存規則に沿って扱います。