イベント受付用ゲスト名簿と同伴者のテンプレート

編集できる名簿をダウンロードする

ゲストと同伴者の名簿をダウンロード（XLSX、英語）

空欄のXLSXには、ゲストID、氏名、招待グループ、入場区分、招待主のID、回答、承認、入場権限の参照番号、変更担当者、確認日があります。主要項目が埋まると「受付確認の準備完了」と表示しますが、権限の真偽は判定しません。Microsoftは繰り返す選択肢にドロップダウンを使う方法を案内しています。この名簿では区分、回答、承認に使用します。100行を超える場合は行と数式を拡張してください。[2]

一人ずつ別の行に記録する

古いメールではなく、現行の承認済み招待と発行済みチケットから始めます。各人に変わらないゲストIDを付けます。夫婦や団体は同じ招待グループを共有できますが、到着人数を混同しないよう一人ずつ記録します。指名されたゲストと提案中の同伴者も分けます。[1]

同伴者を招待条件と照合する

同伴者が認められる場合は別行を作り、招待主のゲストIDと権限の根拠を記録します。招待条件またはチケットシステムで追加人数が許可され、氏名が承認され、対応するチケットか名簿参照があることを確認してください。表は招待主とのリンクや参照番号の欠落を示しますが、許可人数や二重利用は自動検証しません。氏名が未確定なら準備完了として数えず保留にします。

承認済み名簿を確定し例外を引き継ぐ

開場前に発行済みチケットと承認済み招待枠を照合します。未回答、未承認の追加、重複ID、参照番号の欠落には変更担当者を指定し、確認者と日時を残します。確定後に同伴者が変わった場合は元のシステムを更新し、必要なら旧権限を変更したうえで全入口に新しい版を渡します。その場のメモで定員や入場規則を上書きしないでください。

受付用の情報を必要最小限にする

受付には必要な項目だけを共有します。食事、アクセシビリティ、健康、支払いの情報を広く配る名簿に入れないでください。ICOのイベント向け通知例は、収集目的を説明し情報を絞る際の参考になります。ファイルの閲覧権限を管理し、実際の入場はチケットシステムまたは別の受付記録に残します。この表はQR検証、再入場規則、最終来場者数の照合を代替しません。[3]