イベント会場変更を購入者・参加者へ知らせるメール例

承認済みの変更内容を確認する

旧会場と新会場の名称、公開住所、入口、開催日、現地時刻の開始時間、交通・駐車案内の変更を記録します。変わった項目と変わらない項目を区別してください。既存チケットの扱いと案内できる選択肢は、チケット担当者と会場担当者に確認します。確認のない払い戻しや有効性は約束しません。

到着に必要な情報を先に書く

編集できる会場変更通知と送信シートをダウンロード（Markdown、英語）

件名には「会場変更」とイベント名を入れます。本文の冒頭で新会場と日時を示し、入口、道順リンク、問い合わせ先を続けます。編集用ファイルには差し替え欄付きの短いメールと事実確認シートがあります。住所と入場案内は地図画像だけに載せず、文字でも示します。

必要な人へ確実に届ける

送信ツールで実際に利用できる絞り込み条件を使って対象者を選び、管理用の受信箱に試送信して、実際の宛先数を確認します。一人の購入者がほかの人のチケットを買う場合もあります。例えばTicket Tailorは、告知メールの送信先が購入者であり、各参加者に自動で届くわけではないと説明しています。利用サービスの範囲を確認し、必要な保有者には承認済みの別経路も使います。個人情報を共有シートへ転記しないでください。[1]

公開情報と現地案内を照合する

イベントページ、到着案内、地図、管理できる今後の確認メールを更新します。Ticket Tailorにはイベント別確認メールの編集手順がありますが、使える機能はサービスごとに違います。携帯電話でリンクと道順を確かめ、旧会場へ来た人の案内方法を入口担当者に伝えます。送信時刻、対象、未解決の不達報告、対応担当者を記録します。[2]