イベント会場の要件書：比較できる見積り用テンプレート

候補ごとに質問が違うと見積りを比べられません。見学前にイベントの必要条件と各会場の回答項目を書きます。Events Industry Councilは仕様書と施設向けRFP資料を公開していますが、現在見直し中と表示しています。この独自シートは同じ質問を各会場に送れるようにします。

Boletolibre編集部

公開日 2026年10月14日

各会場に同じ概要を渡す

形式、希望日と代替日、参加予定人数、配置、設営・撤去時間、選定期限を記します。必須条件と希望を分けます。立席250人の定員でも、舞台と安全な通路を設けて250人を着席させられるとは限りません。提案する配置で実際に使える定員を尋ねます。

段差のない到着経路、利用しやすい設備、座席、公共交通、車両の乗降場所を指定します。「はい」だけでなく場所と制約を回答してもらいます。必要に応じて待機列、入口、トイレ、水、案内、雨よけ、避難の役割も確認します。後の現地見学で回答を確かめます。

必要な音響、画面、視界、照明、電源、通信、舞台を記します。持ち込むものと会場提供分を分けます。試験利用、搬入口、エレベーター、保管、技術者、外部AVや飲食業者の制限を尋ねます。入場処理や配信に通信が必要なら仕様と現地試験を求めます。「Wi-Fiあり」だけでは性能は確認できません。

賃料、必須人員、警備、清掃、電力、AV、手数料、飲食最低利用額、該当する税を項目別に求めます。頭金、保険、解約、変更、独占条件、地域の許可の担当も確認します。署名前に適切な専門家と契約を確認します。EICのRFP資料は見直し中で、共通情報と個別要件を整理するためのものです。[1]

会場ごとに同じシートを複製します。回答、根拠、追加費用、見学で確認する担当者を記します。未回答の必須事項を解決してから好条件を評価します。同じ基準で選び、理由を意思決定ログに残します。要件書は後の履行を証明するものではありません。