外部の参加者CSVをイベントに取り込む方法

1. 元ファイルの各行の意味を決める

参加者取り込み・入場確認カードをダウンロード（Markdown、英語）

正確な取り込み先イベントと元データの責任者を決めます。一行が登録者、発行済みチケット、グループ注文の一人のどれを意味するか確認します。元行数、重複を除いた人数、予定入場数を別々に数えます。確定と保留が混在するなら取り込む状態を決めます。公開ワークシートには個人の値を記載せず、項目名、件数、担当者の判断だけを残します。

2. サービスの雛形に合わせて準備する

サービスが現行の雛形を提供するなら取得し、この作業に必要な列だけを用意します。vFairsにはCSV雛形と項目対応画面があります。Brellaの登録者取り込みには券種IDと登録メールが必須です。どちらもそのサービス固有の条件です。識別子、券種、イベント、日付が正しいか確かめ、全件の前に許可された少数の例か安全な試験イベントを準備します。[1][3]

3. 項目を対応付け、重複の扱いを試す

元の各列を正しい項目へ対応付けます。名前が似ているだけの列を無理に結び付けないでください。再取り込み前に既存記録の識別方法を調べます。vFairsはメールを一意の識別子とし、同じメールの取り込みで既存利用者が上書きされ得ると注意しています。Guest Managerは一致するバーコードの券を更新でき、対応するキーなしで再送すると重複が生じ得ます。他社でも同じとは限りません。試験で新規・更新・除外・拒否の予想を記録します。[1][2]

4. 通知設定を確認して取り込む

イベント、取り込み種別、ファイルを選び、対応付けのプレビューを確認します。確定前にメール送信の選択肢を見ます。記録の作成と本人への通知は別の判断です。vFairsではメール雛形の選択は任意です。BrellaではPublish Invitesが有効でないと参加用コードの招待は送られません。処理がバックグラウンドで進む場合、ファイル送信だけで完了と判断せず結果を待ちます。[1][3]

5. 件数と入場可否を照合する

受理、拒否、新規、更新の件数を元の件数と比べます。券種や状態が異なる許可済みの例を確認し、イベント、日付、登録または券の状態、通知の有無を照合します。Guest Managerの取り込みはイベントの参加者一覧に券を作りますが、Shopify注文は作りません。vFairsの案内は参加者の取り込みだけで入場権を保証していません。実際の入場経路で有効な例と意図的に除外した例を試します。[2][1]

6. 検証済みの結果を引き継ぐ

取り込み結果の識別子、項目対応、件数の照合、未解決エラー、担当者を運営記録に残します。入口には検証済みのチェックイン画面か承認済み名簿だけを渡します。後で再取り込みする前に、既存記録の更新、新規作成、別形式の更新ファイルのどれが必要か調べます。差異は登録責任者が解決し、取り込まれた連絡先を支払い済み注文や有効券とみなさないでください。