Gastenlijst voor evenementen met introducés: sjabloon

Download de bewerkbare gastenlijst

Download gastenlijst en introducés (XLSX, Engels)

Het lege XLSX bevat gast-ID, naam, uitnodigingsgroep, toegangstype, ID van de uitnodigende gast, RSVP, goedkeuring, referentie van het toegangsrecht, eigenaar van de wijziging en controledatum. “Gereed voor deurcontrole” verschijnt alleen als de kernvelden gevuld zijn; de echte geldigheid wordt daarmee niet bevestigd. Microsoft beschrijft keuzelijsten voor herhaalde invoer. Hier worden die gebruikt voor type, RSVP en goedkeuring. Breid de 100 voorbereide rijen en formules uit bij een groter evenement.[2]

Leg iedere persoon apart vast

Begin met actuele, goedgekeurde uitnodigingen en uitgegeven tickets, niet met een oude e-mail. Geef iedere persoon een vaste gast-ID. Een paar of groep kan één uitnodigingsreferentie delen, maar iedereen krijgt een eigen rij; de aankomst van één persoon telt niet voor de hele groep. Houd een genoemde gast apart van een voorgestelde introducé. Het bovenste PlanSeats-resultaat behandelt een algemene hoofdlijst en RSVP’s; dit werkboek richt zich op de voorbereiding van de toegangsbeslissing.[1]

Controleer introducés tegen de uitnodiging

Maak voor een toegestane introducé een tweede rij, koppel die aan de gast-ID van de uitnodigende persoon en noteer de bron van het recht. Controleer in de uitnodiging of het ticketsysteem of de extra persoon is toegestaan, de naam is goedgekeurd en een ticket- of lijstreferentie bestaat. Het werkboek signaleert ontbrekende koppelingen en referenties, maar toetst het quotum of dubbel gebruik niet automatisch. Zonder bevestigde naam blijft de rij in behandeling.

Bevries de goedgekeurde lijst en handel uitzonderingen af

Vergelijk de lijst vóór opening met uitgegeven tickets en goedgekeurde vrijkaarten. Wijs open RSVP’s, niet-goedgekeurde toevoegingen, dubbele ID’s en ontbrekende referenties toe aan een verantwoordelijke. Leg vast wie wanneer heeft gecontroleerd. Verandert een introducé nadat de lijst is bevroren, werk dan het bronsysteem bij, pas het oude recht zo nodig aan en verspreid een nieuwe versie naar alle ingangen. Een losse aantekening mag capaciteits- of toegangsregels niet vervangen.

Beperk de gegevens voor de ingang

Deel bij de ingang alleen noodzakelijke velden. Zet geen gegevens over dieet, toegankelijkheid, gezondheid of betaling in een breed gedeelde deurlijst. Het voorbeeld van een privacyverklaring voor evenementen van de ICO helpt om doel en minimale gegevens te bepalen. Beveilig het bestand en registreer daadwerkelijke toegang in het ticketsysteem of een apart check-inlog. Dit sjabloon vervangt geen QR-controle, terugkeerregels of uiteindelijke bezoekersreconciliatie.[3]