Template en voorbeeld voor een sponsorpresentatie voor evenementen
Een sponsorvoorstel moet een concreet aanbod doen aan een specifieke organisatie. De gratis Word-template heeft bewerkbare velden voor evenement, sponsorfit, bewijs over publiek, leveringen, bijdrage, goedkeuring en rapportage. Er zijn geen bezoekersaantallen of rendementen verzonnen. Vervang alle haakjesvelden door gecontroleerde feiten.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Download het bewerkbare voorstel
Download sponsorvoorstel (.docx)
Het Word-bestand van twee pagina’s is een werkversie, geen kant-en-klaar aanbod. Het bevat overzicht, gerichte uitnodiging, publiekstabel, leveringen, planning, bijdrage, voorwaarden en rapportage. Bewaar per sponsor een aparte kopie.
Zijn er geen eerdere bezoekerscijfers, zeg dat dan. Geef een duidelijk gemarkeerde prognose met de aannames, geen fraai verzonnen getal.
Begin met de reden voor deze sponsor
Onderzoek het product, maatschappelijke doel of de campagne van de mogelijke sponsor en de verbinding met het evenement. Noem naam, datum, locatie of online vorm en een concrete uitnodiging. Vermijd massamail waarbij alleen de bedrijfsnaam is aangepast.
Het eerste organische resultaat biedt een aanpasbare cover, brief, organisatiebeschrijving en aanbod. Ons document volgt die werkintentie met controleerbare invulvelden.[1]
- Een concreet evenementresultaat.
- Een sponsordoel dat je kunt ondersteunen.
- Een specifieke activatie of zichtbaarheid.
- Een contact en antwoorddatum.
Beschrijf het publiek zonder cijfers op te blazen
Scheid daadwerkelijke opkomst van eerdere edities, huidige inschrijvingen en prognoses. Geef elke waarde een datum en bron: check-inrapport, registratie-export, enquête of capaciteitsaannames. Een prognose is geen bereikt publiek.
Beloof geen leads of contactgegevens alleen vanwege de sponsorbijdrage. Beschrijf meetbare resultaten die je echt kunt leveren en regel benodigde toestemming.
| Bewering | Basis | Label |
|---|---|---|
| Eerdere bezoekers | Check-inrapport van genoemd event | Werkelijk en gedateerd |
| Huidige belangstelling | Registraties op peildatum | Geregistreerd |
| Verwacht bereik | Capaciteit en aannames | Prognose |
Maak sponsorvoordelen controleerbaar
Noem per plaatsing vorm, aantal, tijdstip, eigenaar en goedkeuring. “Logo op evenementpagina vanaf 1 mei” is toetsbaar; “veel exposure” niet. Beschrijf voor een stand de plek, omvang, stroom en opbouwtijd.
Scheid eigen rechten van locaties of kanalen waarvoor toestemming nodig is. Exclusiviteit vereist categorie, gebied, duur en controle op conflicten. Cvent beschrijft niveaus, vertegenwoordiging en termijnen die je aan het echte evenement aanpast.[2]
- Website: pagina, logo, link en periode.
- Op locatie of online: plaats en voorzieningen.
- Communicatie: kanalen en aantal berichten.
- Rapport: bewijs en afleverdatum.
Noem bijdrage en randvoorwaarden
Vermeld bedrag en valuta of een nauwkeurige bijdrage in natura. Leg inclusies, extra’s, betaalmomenten en levering van creatief materiaal vast. Belastingen, annulering, gegevensgebruik en exclusiviteit vragen passende beoordeling.
Een voorstel is een uitnodiging tot overleg. Leg wijzigingen vast en spreek definitieve prestaties, rechten en data schriftelijk af.
Controleer voor verzending
- Vervang alle haakjesvelden en contactgegevens.
- Vergelijk cijfers met bronnen en onderscheid werkelijk, geregistreerd en verwacht.
- Bevestig beschikbaarheid en eigenaar van elke prestatie.
- Controleer merk-, beeld- en locatierechten.
- Laat iemand de vraag, het voordeel en de volgende stap beoordelen.
Werk na een reactie voorstel en planning samen bij. Lever na het evenement het afgesproken bewijs en bewaar de ondertekende afspraken.
Bronnen en verder lezen
- Proposify-sponsorvoorsteltemplateProposify · Geraadpleegd
- Cvent-opzet voor evenementensponsoringCvent · Geraadpleegd