Declaratieformulier voor evenemententeams: bonnetjes tot betaling
Als iemand uit het evenemententeam een kostenpost zelf betaalt, moet duidelijk zijn wat is gekocht, voor welke editie en wat er met de declaratie is gebeurd. Dit formulier is voor al gemaakte kosten. Een voorgenomen aankoop vraagt om een aparte aanvraag; een goedgekeurde begroting keurt niet automatisch elke vergoeding goed.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Download het declaratieformulier
Bewerkbaar declaratieformulier downloaden (Markdown, Engels)
Het bestand bevat evenement en indiener, kostenregels, verwijzingen naar bonnetjes, voorschotten, het besluit en een betaalreferentie. Maak per persoon een kopie. Spreek toegestane categorieën, bewijs, indieningsroute en betaaltermijn af in het eigen beleid voordat mensen kosten voorschieten. Het sjabloon stelt die regels niet vast.
Noteer wat echt is betaald
Noteer per regel datum, aankoop, doel voor het evenement, categorie, valuta, bedrag en een veilige verwijzing naar het bonnetje. Verwijs naar voorafgaande goedkeuring als het beleid die vereist. Een offerte is geen betaalde uitgave. Houd subtotalen per valuta apart; de financiële afdeling gebruikt later de goedgekeurde omrekenmethode.
- Leg vast wie betaalde, welke rol die persoon had en voor welke editie.
- Noteer voorschotten en rechtstreekse betalingen om dubbel betalen te vermijden.
- Markeer ontbrekend bewijs en uitzonderingen voor een bevoegde beoordelaar.
Beoordeel en sluit de declaratie af
De evenementverantwoordelijke bevestigt het doel; financiën controleert beleid, bewijs, dubbele claims en voorschotten. Leg goedgekeurd bedrag, valuta, datum en de reden van een vraag of afwijzing vast. Vertel de indiener wat nog nodig is. De betaalreferentie en betaalstatus staan los van het besluit: een handtekening bewijst geen overboeking.
Bescherm persoonlijke gegevens
Beperk toegang tot het formulier en de bonnetjes. In een gedeeld overzicht volstaat een betaalreferentie; bank- en kaartgegevens horen in het goedgekeurde financiële systeem. Volg de regels voor bewaring en correcties. Werknemers, opdrachtnemers en vrijwilligers kunnen onder verschillende lokale regels vallen; vraag zo nodig advies aan de juiste deskundige.