Sjabloon voor goedkeuring van een evenementenbudget

Download het bewerkbare verzoek

Download aanvraag en beslislog (Markdown in het Engels)

Gebruik één formulier per begrotingsversie en verwijs naar de kostenstaat en offertes. De eigen organisatieregels bepalen de bevoegdheid.[2][3]

Omschrijf het gevraagde besluit

Vermeld doel, editie, reikwijdte, wijzigingen en een echte offertedeadline met tijdzone. Houd geraamde kosten, al aangegane verplichtingen en verwachte inkomsten apart; een prognose is geen ontvangen geld.[1][2]

Bepaal wie mag goedkeuren

Controleer wie dit bedrag volgens de interne regels mag goedkeuren en of extra toestemming nodig is. Gebruik geen willekeurige vaste reservepercentages of aantallen offertes. De richtlijn van de Charity Commission is een voorbeeld voor goede doelen in Engeland en Wales.[3]

Leg een bruikbaar besluit vast

Noteer versie, maximum, valuta, datum, beslisser en uitkomst: goedgekeurd, onder voorwaarden goedgekeurd, teruggestuurd of afgewezen. Geef elke voorwaarde een eigenaar en nieuw beslismoment.[2]

Houd budget, bestelling en betaling apart

Budgetgoedkeuring bewijst geen bestelling, getekend contract of betaling. Koppel latere stappen aan eigen bewijs en vraag bij wezenlijke wijzigingen opnieuw goedkeuring volgens de interne regels.