Een externe deelnemers-CSV in een evenement importeren

1. Bepaal wat elke bronrij betekent

Controlekaart voor import en toegang downloaden (Markdown, Engels)

Kies het exacte doelevenement en bepaal welke bron leidend is. Gaat een rij over een registrant, een uitgegeven ticket of iemand uit een groepsbestelling? Tel bronrijen, verwachte unieke personen en verwachte toegangsrechten afzonderlijk. Bevat het bestand bevestigde en openstaande statussen, bepaal dan welke je importeert. Zet geen persoonlijke waarden in het openbare werkblad; noteer daar alleen veldnamen, aantallen en besluiten van de verantwoordelijke.

2. Bereid het bestand voor met het platformsjabloon

Download het actuele importsjabloon van de aanbieder als dat beschikbaar is, en neem alleen noodzakelijke kolommen op. vFairs biedt een CSV-sjabloon en veldkoppeling; Brella vraagt voor zijn registrantenimport een tickettype-ID en geregistreerd e-mailadres. Dat zijn aanbiederspecifieke eisen. Controleer identifiers, tickettype, evenement en datum. Bereid een kleine toegestane proefset of een veilige testomgeving voor voordat je het hele bestand verwerkt.[1][3]

3. Koppel velden en test dubbelingen

Koppel elke bronkolom aan het juiste doelveld; een ongeveer gelijke naam is onvoldoende. Stel voor herimport vast hoe bestaande records worden herkend. vFairs gebruikt e-mail als unieke identifier en waarschuwt dat een dubbel adres een bestaande gebruiker kan overschrijven. Guest Manager kan een ticket bijwerken op basis van een overeenkomende barcode; zonder die sleutel kan een tweede import dubbele tickets maken. Trek deze regels niet door naar andere platforms. Noteer voor de proef of je aanmaken, bijwerken, overslaan of afwijzen verwacht.[1][2]

4. Importeer met de juiste berichtkeuze

Selecteer het juiste evenement, importtype en bestand en bekijk de koppelingsvoorvertoning. Controleer de e-mailoptie voor bevestiging: een record maken en de bezoeker berichten zijn afzonderlijke keuzes. vFairs biedt optioneel een e-mailsjabloon. Brella verzendt uitnodigingen met toegangscode alleen wanneer Publish Invites aanstaat. Als de verwerking op de achtergrond loopt, wacht dan op het daadwerkelijke resultaat; verzenden is nog geen voltooide import.[1][3]

5. Vergelijk records en test toegang

Vergelijk geaccepteerde, afgewezen, nieuwe en bijgewerkte rijen met het beginaantal. Bekijk toegestane proefrecords uit verschillende tickettypen en statussen. Controleer evenement, datum, ticket- of registratiestatus en verzonden berichten. Guest Manager zegt dat zijn import tickets in de bezoekerslijst maakt, maar geen Shopify-bestellingen; de vFairs-handleiding toont niet aan dat een geïmporteerde registrant automatisch toegang heeft. Test een geldig en een bewust uitgesloten record in de echte toegangsroute.[2][1]

6. Draag het geverifieerde resultaat over

Bewaar import-ID, veldkoppeling, tellingen, open fouten en eigenaar in het operationele dossier. Geef de deurploeg alleen de geverifieerde check-inweergave of goedgekeurde lijst. Onderzoek voor iedere volgende import of de aanbieder records bijwerkt, nieuwe maakt of een ander updatebestand nodig heeft. Los verschillen op met de registratieverantwoordelijke; een geïmporteerd contact is niet vanzelf een betaalde bestelling of geldig ticket.