Sjabloon voor een evenementenrapport met uitgewerkt voorbeeld
Een rapport na afloop laat zien wat er gebeurde, hoe dat afwijkt van het plan en wat u de volgende keer wilt veranderen. Het Word-sjabloon legt bij elk cijfer de bron en peildatum vast. Het voorbeeld hieronder is fictief; vervang alle invulvelden door gecontroleerde gegevens van uw evenement.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Download het bewerkbare rapport
Download het sjabloon voor een evenementenrapport (.docx)
Het bestand van twee pagina’s bevat evenementgegevens, een korte samenvatting, doelen versus resultaten, definities, financiën, bevindingen, beperkingen, aanbevelingen en een bronnenoverzicht. Het eerste organische resultaat voor deze zoekterm is ook een invulbaar verslag over verloop, financiën en verbeterpunten. Dit sjabloon voegt per uitkomst de bron en beperking toe.[1]
Verzamel gegevens en kies een peildatum
Verzamel oorspronkelijke doelen, aanmeldingen, check-ins, betalingen, facturen, feedback en incidentnotities. Noteer bij elk bestand de eigenaar en datum. Aanmeldingen zijn geen aanwezigen; bruto omzet, ontvangen geld en netto resultaat zijn verschillende cijfers.
- Leg annuleringen, dubbele records en herhaalde scans uit.
- Vermeld valuta, openstaande terugbetalingen en facturen.
- Noteer bij enquêtes de vraag, schaal en het aantal antwoorden.
- Schrijf ‘geen doel vastgesteld’ als er vooraf geen doel was.
Kies cijfers die de oorspronkelijke doelstellingen toetsen; neem niet automatisch elke exporteerbare platformstatistiek op.[2]
Fictief voorbeeld: buurtworkshop
Het plan was 120 aanmeldingen, 90 unieke aanwezigen en een sluitende begroting. De gegevens tonen 128 geldige aanmeldingen, 82 aanwezigen, $ 4.200 inkomsten en $ 4.500 kosten. Dat is acht aanmeldingen boven het doel, acht aanwezigen eronder en een geregistreerd verlies van $ 300. De verhouding 82/128 is circa 64%, uitsluitend voor dit voorbeeld.
| Maatstaf | Plan | Gemeten | Duiding |
|---|---|---|---|
| Aanmeldingen | 120 | 128 | 8 meer |
| Unieke aanwezigen | 90 | 82 | 8 minder |
| Netto resultaat | Sluitend | −$ 300 | $ 4.200 min $ 4.500 |
Zijn er nog facturen onderweg, noem het resultaat voorlopig. Schrijf latere verkopen niet zonder passende methode toe aan het evenement.
Schrijf bevindingen, beperkingen en besluiten op
Begin met de relevante uitkomst en voeg cijfer, bron en beperking toe. Bijvoorbeeld: ‘82 unieke aanwezigen tegenover een doel van 90 volgens de check-ins tot 14 oktober; niet-gescande bezoekers ontbreken.’ Scheid feit, mogelijke verklaring en voorstel voor een volgende proef.
- Verbind iedere aanbeveling aan een gecontroleerde waarneming.
- Bepaal wat bij een volgend evenement gemeten wordt.
- Laat financiën en uitvoering de cijfers controleren.
- Houd de agenda voor de nabespreking en taken met eigenaars en termijnen apart.
Bronnen en verder lezen
- Post-Event Report (PDF)Simon Fraser Student Society · Geraadpleegd
- How to Create a Post-Event ReportWhova · Geraadpleegd