Checkliste für den finanziellen Veranstaltungsabschluss mit Vorlage
Nach einer Veranstaltung können Bankeingang, Ticketbericht und Lieferantenrechnungen verschiedene Beträge zeigen. Diese Checkliste verbindet die Nachweise, ohne einen Bericht allein als Abschluss zu behandeln. Die Vorlage hält offene Punkte, Zuständige und Entscheidungen fest.
Boletolibre-Redaktion
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Die Vorlage erfasst Quelle, erwarteten und beobachteten Betrag, Differenz, Zuständigkeit, Nachweis, nächsten Schritt und Freigabe. Ungeklärtes bleibt offen.[1][4]
Umfang und Nachweise festlegen
Lege einen Datensatz für Ausgabe, Währung, Berichtszeitraum und Finanzverantwortliche an. Bewahre Exporte mit Datum und Version auf. Die Vorlage enthält Nachweisindex und offene Punkte; Bankzugänge, vollständige Kartendaten und unnötige personenbezogene Daten gehören nicht hinein.[4]
Einnahmen abgleichen: Umsatz ist nicht Zahlungseingang
Erfasse Ticketbestellungen sowie Einnahmen vor Ort, Sponsoring und Merchandising getrennt. Vergleiche Bruttoumsatz mit Gebühren, Steuern, Erstattungen, Gutschriften und Rückbelastungen; ordne dann jede Plattformauszahlung einem Bankeingang zu. Eventbrite trennt Bruttoumsatz und Nettoauszahlung und bietet Einzelberichte. Offline bezahlte Bestellungen können im Verkaufsbericht stehen, ohne Teil der Plattformauszahlung zu sein.[2][3]
Offene Kosten und Verpflichtungen prüfen
Vergleiche je Lieferant genehmigte Verpflichtung, erbrachte Leistung, Rechnung, Gutschrift, Kaution und Zahlungsstand. Persönliche Auslagen, Wechselgeldbestand und Kautionen bleiben getrennt. Eine fehlende Rechnung ist eine offene Verpflichtung, kein Nullbetrag. Weise Abweichungen Zuständige und benötigte Nachweise zu.[4]
Entscheidung und Nachverfolgung dokumentieren
Die befugte Finanzperson dokumentiert abgeschlossen, vorläufig mit offenen Punkten oder zur Korrektur zurückgegeben. Notiere Budgetabweichung, Restverpflichtung, Zuständigkeit und nächsten Prüftermin. Eine abgestimmte Ticketauszahlung erledigt weder Lieferantenrechnungen noch Erstattungen oder Steuerfragen; unklare Einordnung lokal fachlich prüfen lassen.[4]
Quellen und weiterführende Informationen
- After the event checklistRunCue · Abgerufen
- Export payout reportsEventbrite Help Centre · Abgerufen
- Understanding your event payout amountEventbrite Help Center · Abgerufen
- Sponsored Programs Project/Grant Closeout ChecklistsUniversity of Michigan Finance · Abgerufen