登壇者がキャンセルしたときの番組変更チェックリスト

何ができないかと決定者を確認する

編集できる登壇者変更カードをダウンロード（Markdown、英語）

登壇者または代理人に連絡し、移動、時間、形式、全面的な不参加のどれが問題か記録します。別の時間や遠隔登壇が可能でも、本人、制作、主催者の合意前に発表しないでください。変更を承認できる人を指定します。登壇やスポンサーとの契約上の約束は担当チームで確認します。結論は契約内容と現地の専門的助言に依存します。[1]

参加者に約束した内容に合う代案を選ぶ

適任の代役、準備済みの登壇者、司会付き討論、遠隔登壇、日程変更、明示した空き枠を比較します。テーマの一致、予定、許可、費用、会場、移動、技術リハーサルを確認します。名前を替えるだけで宣伝した基調講演と同じ価値にはなりません。同等の内容が決まらなければ、黙って題名を差し替えず変更を説明します。決定と却下した案を残します。[1]

公開前に当日の進行を組み直す

進行台本を更新し、司会、舞台、AV、字幕・通訳担当、会場係、受付、サポートへ伝えます。プロフィール、資料、紹介文、録画許可、リンク、定員、次のセッションへの移動を確認します。新たな遠隔接続は必ず試し、許可や技術準備を当然と考えないでください。参加者からの質問に対する承認済みの回答と未解決事項の連絡先を配ります。[1]

確認済みの情報を対象者へ伝える

イベントページ、個人予定、アプリ、会場掲示の題名、登壇者、時刻、部屋、形式を必要に応じて直します。そのセッションの登録者や関心がある人に絞って通知し、決まった代案または次回更新時刻を示します。私的事情は推測しません。Eventbriteは予定変更時に登録者へメールするよう案内し、試験送信も提供します。実際に使うサービスで到達を確認してください。[2][3]

媒体と約束の不一致を解消する

変更担当以外の人に古いリンクや保存済み予定から新情報へたどってもらいます。管理できるバナー、メール、印刷物、スポンサー表記の矛盾を直します。変更がチケット、スポンサー、契約上の権利に影響し得る場合、救済を約束する前に現地の専門家に確認します。決定時刻、承認者、送信した通知、残る質問を記録し、開催まで更新担当を置きます。[3]