Checklist financiële afsluiting evenement met openpuntenlijst

Download het bewerkbare afsluitwerkblad

Download het bewerkbare afsluitwerkblad (Markdown)

Het werkblad noteert bron, verwacht en waargenomen bedrag, verschil, eigenaar, bewijs, volgende actie en akkoord. Laat een onverklaard verschil open staan.[1][4]

Bepaal de reikwijdte en verzamel bewijs

Maak één dossier voor de editie, valuta, verslagperiode en financiële eigenaar. Bewaar exports met datum en versie. Het werkblad bevat een bewijsindex en openpuntenlijst; zet geen bankinloggegevens, volledige kaartgegevens of onnodige persoonsgegevens in een gedeelde kopie.[4]

Stem inkomsten af zonder verkoop en kas te verwarren

Scheid ticketorders, verkoop ter plaatse, sponsoring en merchandise. Vergelijk bruto ticketverkoop met kosten, belastingen, terugbetalingen, tegoeden en betwistingen; koppel daarna elke platformuitbetaling aan een bankontvangst. Eventbrite onderscheidt bruto verkoop en netto-uitbetaling en levert detailrapporten. Offline betaalde orders kunnen wel in de verkoop staan maar niet in de platformuitbetaling.[2][3]

Controleer open kosten en verplichtingen

Vergelijk per leverancier goedgekeurde opdracht, geleverde dienst, factuur, creditnota, borg en betaling. Houd persoonlijke uitgaven, wisselgeld en borg apart. Een ontbrekende factuur is een open verplichting, geen nulkostenpost. Wijs eigenaar en benodigd bewijs toe aan elk verschil.[4]

Leg besluit en opvolging vast

De bevoegde financiële reviewer legt vast: afgesloten, voorlopig afgesloten met open punten, of terug voor correctie. Noteer begrotingsafwijking, resterende blootstelling, eigenaar en volgende controledatum. Een afgestemde ticketuitbetaling sluit leveranciers, terugbetalingen of belastingvragen niet vanzelf af; vraag lokaal deskundig advies bij onduidelijkheden.[4]