Alternativtexte für Bilder in Event-E-Mails: Schreib- und Prüfleitfaden

Beginne mit der Nachricht, nicht mit dem Bild

Lies die E-Mail mit ausgeblendeten Bildern. Sind Veranstaltung, Anlass der Nachricht, aktuelles Datum, Ort und nächster Schritt erkennbar? Falls nicht, verbessere zuerst Fließtext und Links. Alternativtext ersetzt ein bestimmtes Bild und ist keine zweite Fassung der gesamten E-Mail. Dasselbe Foto kann in einer Vorankündigung eine andere Formulierung brauchen als in einer Vorstellung von Vortragenden.[1]

Prüfe Überschrift und Bildunterschrift in der Nähe. Wenn sie dieselbe Information bereits liefern, stört eine Wiederholung. Halte die Funktion des Bildes in einem Satz fest und überlege, was ohne es verloren ginge. Die W3C-Anleitung richtet die Alternative nach der Rolle des Bildes im Kontext aus.

Bestimme die Aufgabe jedes Bildes

Ordne Bilder nach ihrer Aufgabe. Ein informatives Bild liefert eine Angabe oder Identifizierung, die im benachbarten Text fehlt. Ein funktionales Bild ist selbst ein Link oder Bedienelement. Ein dekoratives Bild dient nur Stimmung oder Gestaltung. Eine komplexe Grafik wie ein Lageplan oder Programmplan braucht möglicherweise eine kurze Bezeichnung und eine gleichwertige Darstellung im Text oder auf einer gepflegten Zielseite.[1][3]

Nicht jedes Foto benötigt eine vollständige Beschreibung aller sichtbaren Dinge. Ein Bühnenbild neben dem vollständigen Veranstaltungstitel kann dekorativ sein; ein Porträt zur Ankündigung einer neuen Sprecherin ist informativ. Entscheide anhand dieser E-Mail, nicht anhand des Dateinamens. Lass sachliche Aussagen im Bild vom zuständigen Programmteam prüfen.

Schreibe für die Entscheidung der Lesenden

Beschreibe bei einem informativen Bild, was für die nächste Entscheidung nötig ist. „Sprecherin Ana Silva am Rednerpult“ kann genügen, wenn Name und Rolle bereits im Text stehen. Zeigt ein Foto einen bestimmten Zugang, beschreibe ihn erst nach Bestätigung durch den Veranstaltungsort. Bei einem Sponsorenlogo nutze den freigegebenen Organisationsnamen, sofern die Identifizierung wichtig ist.[1]

Vermeide „Bild von“, sofern das Medium selbst keine Rolle spielt. Erfinde keine Namen, Pronomen, Daten, Wege oder Kapazitäten. Kopiere nicht den ganzen Plakattext in ein sehr langes alt-Attribut. Übertrage wichtige Angaben in auswählbaren Fließtext und gib dem Plakat eine kurze Alternative für seine verbleibende Funktion.

Unterscheide Bildlinks von Dekoration

Eine reine Bildschaltfläche braucht eine Alternative, die Handlung oder Ziel nennt, etwa „Ticketoptionen für [Event] ansehen“. Ein reines Schmuckelement kann ein leeres Attribut, alt="", erhalten, damit unterstützende Technik es überspringt. Ein verlinktes Bild ist nicht automatisch dekorativ: Ist es der einzige Weg zum Ziel, muss sein Zweck verständlich sein. Das W3C unterscheidet so funktionale und dekorative Bilder.[1][2]

Prüfe den Link selbst und nicht nur die Formulierung. Führt ein Porträt zur Biografie, kann die Alternative diese Handlung nennen; steht der Biografielink anschließend im Text, passt womöglich eine andere oder leere Alternative. Benachbarte Links sollten dieselbe Aktion nicht unnötig doppelt ansagen.

Halte wichtige Fakten im normalen Text

Schreibe Datum, Zeitzone, Ort oder Online-Zugang, Ticketwahl, Preisbedingungen und wichtige Änderungen in normalen E-Mail-Text, wenn sie für die Nachricht relevant sind. Ein Plakatbild kann ergänzen, doch Bilder können fehlen und lange Alternativtexte sind schwer zu überfliegen. Für eine Programm-Grafik gib eine kurze Bezeichnung und einen lesbaren Plan in der Nachricht oder unter einem klar benannten aktuellen Link an.[3]

Stelle der Redaktion eine freigegebene Quelle für Veranstaltungsdaten bereit. Vergleiche vor dem Versand sichtbaren Text, Alternativen und verlinkte Seite mit dieser Quelle. Ändert sich der Plan, aktualisiere alle drei. Korrekturen oder Zugangsangaben dürfen nicht nur im Alternativtext stehen.

Lokalisiere und prüfe die Angaben

Übersetze jede Alternative für die Zielgruppe der jeweiligen E-Mail-Version. Behalte offizielle Namen von Event, Ort, Vortragenden und Sponsoren wie freigegeben bei; übersetze Handlung und Erklärung idiomatisch. Maschinelle Übersetzungen von Richtungsangaben oder Namen brauchen eine Prüfung. Im Deutschen, Französischen oder Japanischen kann eine andere Wortfolge denselben Zweck klarer ausdrücken.

Vergleiche in jeder Sprache den Alternativtext mit lokalisierter Überschrift, Schaltfläche und Zielseite. Wenn dort „anmelden“ steht, die Zielseite aber nur eine Warteliste bietet, führt die Handlung in die Irre. Enthält die Grafik eingebettete Wörter, muss die Redaktion entscheiden, ob sie das Bild ersetzt oder diese Wörter zusätzlich als Fließtext anbietet.

Teste die zugestellte E-Mail

Versende eine echte Testnachricht über den gewählten E-Mail-Dienst und prüfe sie in den Programmen, die dein Team sinnvoll testen kann. Blockiere Bilder; nutze nach Möglichkeit einen Screenreader oder Accessibility-Baum; öffne jeden Bildlink. Manche Programme zeigen nur einen Teil der Alternative oder unterdrücken sie bei bestimmten Layouts. Verlasse dich daher weder auf eine allgemeingültige Zeichenobergrenze noch allein auf die Vorschau. Mailchimp beschreibt solche Unterschiede für seine Kampagnen.[4]

Prüfe die Darstellung bei schmalem Bildschirm und beim Weiterleiten oder Zitieren, falls das häufig vorkommt. Kontrolliere, ob leere Alternativen stumm bleiben, verlinkte Bilder eine erkennbare Handlung haben und Veranstaltungsdaten lesbar bleiben. Dokumentiere Programm und Ergebnis, statt aus einem Test eine Garantie für alle Postfächer abzuleiten.

Nutze ein Prüfregister pro Bild

Nutze eine Zeile je Bild und Sprache. Erfasse Bildreferenz, Funktion, benachbarten Text, freigegebene Faktenquelle, Linkziel, Entwurf und Prüfentscheidung. Notiere, was ohne Bilder geschah und wer offene Lücken behebt. So bleibt die redaktionelle Entscheidung sichtbar, wenn das Design kurz vor Versand wechselt.

Das editierbare Register enthält Beispielzeilen und ein Feld für Probleme, die den Versand aufhalten. Kopiere es für die Kampagne; die Vorlage ist auf Englisch, dieser Leitfaden in sechs Sprachen. Trage keine Abonnenten- oder sonstigen personenbezogenen Daten in das Inhaltsprotokoll ein.

Prüfregister für Alternativtexte herunterladen (Markdown, Englisch)