会場参加者とオンライン参加者のためのハイブリッドイベント番組の作り方

セッションごとの参加内容を明記する

編集可能なハイブリッド番組表をダウンロード（Markdown、英語）

ツールの機能一覧ではなく、参加者に提供する成果から決めます。会場のみ、ライブ視聴、双方向ハイブリッド、オンラインのみ、後日録画の別を記入します。配信だけでも有効な提供形態ですが、遠隔参加を約束するなら、チャット、司会が扱う質問、共同作業を設計してください。遠隔参加者は質問、分科会、登壇者との交流ができるのか、見るだけなのかを明示します。Cventはライブ、疑似ライブ、オンデマンドの形式を説明していますが、利用可否は各イベントの設定次第です。[1][3]

二つの参加経路をたどる

各セッションについて会場の部屋、利用可能な移動経路、次の場所を示します。オンライン側には参加リンク、認証方法、タイムゾーン、現地時刻を示します。登録者が案内を見つけられる場所に置いてください。遅れて接続できるか、録画を待つか、録画がいつ公開されるかも決めます。制作に関わっていない人に招待から次のセッションまで両方をたどってもらいます。収録、同意、公開の承認前に録画を約束しないでください。[1]

司会と質問の受け渡しを決める

会場司会、オンライン司会、制作担当を指名します。質問の受付先、まとめる人、登壇者への伝達方法、採用されなかった質問の扱いを記録します。遠隔参加者は廊下で気軽に確認できません。双方に問い合わせ先を示し、片方しか使えない投票や活動も明記します。これらの担当業務をセッション表に記録します。[1]

アクセス、音声、字幕を準備する

登壇者と会場質問者のマイク、遠隔字幕担当に届く音声、オンラインと必要な会場内の字幕表示、利用しやすい資料を確認します。W3Cは会場とオンライン基盤の両方のアクセシビリティ、通訳者、字幕担当者、資料の事前調整を勧めています。画面共有だけでは資料を誰もが利用できるとは限りません。確認担当と代替手段の依頼方法を記録します。後日公開する録画の字幕は別途見直します。[2]

切り替えを試し、障害時の代替を決める

会場席と制作ネットワーク外の遠隔端末から通しで試します。参加リンク、待機室、音声、共同活動、質問の引き継ぎ、休憩画面、再開合図、次のセッションを確認します。配信が止まったら誰が知らせるか、会場は続けるか、遠隔側への連絡先と再視聴の有無を決めます。時間を一律に決めず、実際の機材と運営能力に合わせます。登壇者、形式、リンク、字幕提供者が変われば表を更新します。[2][1]